Is jouw team dagelijks bezig met klantcontact? Zijn er meerdere mensen verantwoordelijk voor de info@ of support@ mailbox? Dan is de kans groot dat er weleens een mail blijft liggen of dat het onduidelijk is wie wat moet oppakken. Dat is iets wat je wil voorkomen, maar je bent het overzicht soms kwijt. Dat kan anders. Met de gedeelde mailbox van Clientbox beheer je al je klantcommunicatie vanaf één plek. En dat zorgt voor rust in je hoofd en rust in je team!
Waarom een gedeelde mailbox?
We liepen er zelf ook tegenaan: gebrek aan overzicht in de communicatie. Het team groeide en daarmee verliep er steeds meer klantcontact via verschillende mailboxen. Als er een collega op vakantie was, had je geen toegang tot al deze informatie en daardoor bleven mails te lang onbeantwoord. Het werd tijd voor overzicht en daarom hebben we Clientbox ontwikkeld. We werken nu vanuit een gedeelde mailbox (wij noemen het de centrale mailbox) waarin alle klantmails binnenkomen. Centraal, zodat altijd iedereen in het team kan vinden wat er is besproken. Dat betekent ook: geen cc’tjes meer en lange overdrachtsmails voor vakanties zijn onnodig.
Alles in één overzicht
❌ Heeft de klant al gereageerd?
❌ Wie pakt deze mail op?
❌ Wat moet er nog gebeuren?
❌ Heb je die mail al opgevolgd?
❌ Wat heb je afgesproken met de klant?
Allemaal vragen die je kunt wegstrepen bij het gebruik van de gedeelde mailbox van Clientbox, want: de status van een mail of aanvraag kun je altijd terugvinden in de gedeelde mailbox.
Alle klantmails komen binnen op één plek
Wijs een verantwoordelijke aan voor ieder ticket
Plaats een interne reactie om een collega om input te vragen
Koppel een opdracht, boek uren of maak een taak aan vanuit het ticket
Bewaar afgehandelde tickets in het archief zodat je altijd alles terug kunt vinden
Rust in je hoofd, rust in je team
Met de software van Clientbox staan alle klantmails op één plek. Informatie is altijd terug te vinden, de status van een ticket is meteen duidelijk en tickets zijn makkelijk overdraagbaar aan een andere collega. Dat zorgt voor rust in je hoofd én rust in je team. Vanuit de gedeelde mailbox kun je ook vervolgacties regelen zoals het aanmaken van een opdracht, taak of een offerte.
Bevindingen van onze gebruikers
Mels, Van der Avert Bedrijfskleding
“Clientbox helpt ons om klantvragen overzichtelijk te registreren en snel op te volgen.”
Rini, De Jonge Veiligheid
“Voordat we met Clientbox werkten, stonden klantgegevens en andere informatie verspreid op allerlei verschillende plekken.”
Koos, Buro Brein
“Ons team heeft nu centraal zicht op alle klantvragen en opdrachten, zodat iedereen weet hoe de zaken ervoor staan.”
