Ieder bedrijf wil tevreden klanten, maar zonder overzicht wordt klantcontact al snel chaos. Klantvragen die onder in de mailbox blijven liggen of juist dubbel beantwoord worden, klanten die vragen “Heb je mijn mail al gezien?” en details die kwijtraken in ellenlange mailthreads. Herken je dit? Dan hebben jij en je team behoefte aan structuur. Met Clientbox pak je dit aan met de centrale mailbox. Eén overzichtelijke plek voor al het klantcontact!
Stroomlijn interne werkprocessen
Werk efficiënter
Ervaar rust in je hoofd en in je team
“Wie pakt dit op?”
Goed klantcontact is belangrijk voor de klanttevredenheid, maar we weten dat het lastig kan zijn om het overzicht te bewaren. Zeker als meer dan één persoon het klantcontact afhandelt. De info@ of support@ mailbox ontploft en de werkwijze is niet duidelijk. Soms glipt er een mail tussendoor en regelmatig komt de vraag “Wie pakt dit op?” Niemand voelt zich echt verantwoordelijk en verwacht dat de ander reageert. Het gevolg? Frustratie bij de klant en stress bij het team.
Dit zijn scenario’s die wij zelf ook herkennen in ons bedrijf: dat moest beter. Dat was de aanleiding om Clientbox te ontwikkelen. Vanuit de centrale mailbox handelt ons team nu klantvragen, supporttickets en orders snel op.
Goed georganiseerd klantcontact met de centrale mailbox
Dit is dé oplossing voor teams die werken met een gedeelde info@ of support@ mailbox. In ons systeem komen alle klantvragen binnen als ticket, gekoppeld aan een bedrijfsnaam. Wijs een verantwoordelijke toe en zie altijd de status van het ticket, lees mailverkeer terug of plaats een interne opmerking om iets met een collega te overleggen. Met de centrale mailbox werken front-office en back-office eindelijk écht samen.
Het resultaat?*
✅ 90% van de mails wordt binnen 24 uur beantwoord
✅ De gemiddelde doorlooptijd van een ticket van begin tot eind is 2 dagen
✅ De afhandelingsrate is 100%: er blijft geen ticket meer hangen
Minder stress en fouten, blije klanten én een blij team.
*op basis van eigen gebruikservaring
Victoria
“Als parttime princess vind ik het ontzettend fijn dat ik mijn laptop kan dichtklappen en erop kan vertrouwen dat lopende zaken worden opgepakt.”
Jara
“Bij mijn vorige baan had ik 250 mails in mijn persoonlijke inbox als ik terugkwam van vakantie, nu zijn ze op twee handen te tellen!”
Bas
“Niet-urgente zaken die tussendoor komen zet ik nu in mijn planning, ik koppel terug wanneer ik ze oppak en daarna kan ik ze loslaten.”
Jasper
“Het werkt heel prettig dat ik alle informatie die ik nodig heb voor mijn werkzaamheden zelf kan opzoeken, zonder afhankelijk te zijn van collega’s.”
Kees
“Ons team bestaat inmiddels uit 18 medewerkers, maar we hebben geen projectmanager in dienst. Die functie vervult Clientbox voor ons.”
Waarom en hoe klantcontact systematiseren? Bekijk de video’s
Kees Verspoor, eigenaar van Clientbox, is een man van de processen. Clientbox is voor hem én zijn team de basis voor efficiënt werken en tevreden klanten. Klantcontact is de basis. Vanuit een ticket maak je een opdracht, taak, offerte, urenregistratie en meer. Alles voor de dagelijkse operatie in één systeem. Meer weten? Bekijk Kees’ video’s hieronder.
Veelgestelde vragen over klantcontact
Blijf rustig, lees of luister goed en toon begrip. Met Clientbox zie je precies wie wat wanneer heeft gestuurd. Zo kun je direct terugvinden of er is gereageerd en waar het eventueel mis is gegaan. Hou als doel voor ogen om samen met de klant naar een oplossing te werken.
Door alles samen te brengen in Clientbox. Of het nu via mail, telefoon, WhatsApp of bij een afspraak is. Alle mails komen binnen op één plek en door notities en gespreksverslagen te koppelen aan de klant houd je overzicht en vind je alle communicatie makkelijk terug per relatie.
Niet per se. Met duidelijke afspraken en goede toewijzing werkt je team zelfstandig. Dankzij de centrale mailbox van Clientbox kan iedereen – elke collega en ook de teamleider – altijd meekijken en bijspringen als dat nodig is. Zo blijft het overzicht, ook zonder projectmanager.
Outlook is een inbox. Clientbox is een systeem. Je werkt samen, ziet wie wat doet en voorkomt dubbel werk. Geen vragen als ‘Wie reageert hierop?’ meer, maar structuur en overzicht. Maak een taak aan, voeg subtaken toe of zet je mail om in een offerte
direct vanuit je inbox.
Voor teams van 2 tot circa 30 medewerkers die intensief contact hebben met klanten of opdrachtgevers. Met de centrale mailbox zijn verantwoordelijkheden meteen duidelijk, worden mails sneller behandeld en blijft er geen mail meer liggen.
Ja, je voegt ze eenvoudig toe en bepaalt precies wat ze wel of niet mogen zien of doen. Zo werk je veilig samen, zonder het overzicht te verliezen.
Ja, je koppelt eenvoudig mailboxen zoals info@ of support@. Je bepaalt zelf wie toegang heeft tot welke mailbox.
Wil jij klantcontact in goede banen leiden?
Dan is de centrale mailbox het systeem dat je vooruit kan helpen. Lees meer over de functionaliteiten of plan een demo in met Nick om te ontdekken hoe het systeem jouw team kan ondersteunen.
