Bij Clientbox weten we uit ervaring hoe een gebrek aan overzicht en structuur zorgt voor onrust binnen je team. Daarom hebben we een centrale mailbox ontwikkeld: dé plek waar alle communicatie overzichtelijk samenkomt en efficiënt wordt afgehandeld.
Rust, efficiëntie
en overzicht in je inbox
Centrale inbox
Alle communicatie op 1 plek
Alle lopende zaken toegankelijk
Zonder overzicht en structuur blijft de vraag: wordt alles wel opgepakt?
Of je nu op vakantie bent of ziek thuis, die ene vraag blijft altijd knagen: wordt alles wel opgepakt? Je inbox staat vol met cc’s, klantmails zijn verspreid over verschillende inboxen en als er een vraag binnenkomt is vaak niet duidelijk wie het oppakt. Of erger: het zou zomaar kunnen dat niemand dat doet.
Je weet dat er iets moet gebeuren, maar je mist een systeem dat rust en overzicht brengt. Zonder centrale mailbox is je team afhankelijk van individuele inboxen en ontbreekt een duidelijk proces. Dat kan beter. En wij laten je zien hoe.
De centrale mailbox zorgt voor rust en overzicht in je team
Status mails
Verantwoordelijke toewijzen
Subtickets maken
Informatie koppelen
Tijdregistratie
Beheer tickets
Status mails
Direct inzicht in de status van alle mails
Nieuw, in behandeling of in afwachting van een reactie? Zie in één oogopslag welke mails openstaan, wie eraan werkt en wat de status is.
Verantwoordelijke toewijzen
Wijs mails eenvoudig toe aan een collega
Een mail koppel je direct aan de juiste persoon. Zo voorkom je dubbele reacties en is altijd duidelijk bij wie de verantwoordelijkheid ligt.
Subtickets maken
Alle communicatie gekoppeld per opdracht
Werk je samen met externe partijen? Koppel jouw aanvraag aan de hoofdopdracht en houd communicatie helder en centraal. Dat zorgt voor overzicht!
Informatie koppelen
Altijd alle relevante informatie bij de hand
Mailverkeer koppel je aan de juiste relatie, opdracht, factuur of offerte. Zo vind je alle relevante informatie op één plek, zonder te zoeken.
Tijdregistratie
Eenvoudig je gewerkte uren bijhouden
Start je urenregistratie direct vanuit een mail. Zo weet je precies hoeveel tijd je kwijt bent aan klantcommunicatie en verwerk je die uren eenvoudig in je facturatie.
Beheer tickets
Supporttickets overzichtelijk beheren
Beheer en beantwoord supporttickets snel en eenvoudig. Je hebt altijd overzicht over openstaande vragen en kunt tickets zonder forwarden overdragen aan een collega.
Alles centraal, altijd overzichtelijk
Zodra je een e-mail ontvangt verschijnt deze als ticket in je centrale mailbox, automatisch gekoppeld aan de juiste klant.
Gaat de mail over een lopende opdracht? Dan koppel je het ticket eenvoudig aan deze opdracht
en dit geldt ook voor ander item zoals een offerte, factuur of abonnement. Zo hou je alle informatie op één plek. Kortom: een vraag over een factuur, of een opmerking over een lopende aanvraag? Jij en je teamgenoten hebben alle informatie direct bij de hand, zonder overleg en zonder te zoeken.
Ontwikkeld vanuit de praktijk
We weten hoe frustrerend het is wanneer mails blijven liggen of dubbel worden opgepakt. Daarom hebben we de centrale mailbox ontwikkeld: niet vanuit een theoretisch model, maar vanuit de dagelijkse praktijk van teams die overzicht en rust nodig hebben.
Elke e-mail wordt direct een ticket met een eigenaar, prioriteit en status. Zo weet je altijd wie waar mee bezig is en voorkom je dat klantvragen blijven hangen. Door zelf dagelijks met de module te werken én deze samen met onze klanten te verbeteren, is de centrale mailbox uitgegroeid tot een praktisch systeem dat écht aansluit op hoe teams werken.
Rust en overzicht in je inbox
in 3 eenvoudige stappen:
-
Maak een account aan
Je hebt alleen je bedrijfsgegevens en geen betaalgegevens nodig. -
Configureer je centrale mailbox
Koppel één of meerdere e-mailadressen die je wilt gebruiken in de centrale mailbox. -
Rust & overzicht: communiceren vanuit één plek
Jij en je team versturen e-mails vanuit één centrale plek, altijd gekoppeld aan de juiste relatie. Inzichtelijk en overdraagbaar.
“ Ruis en vertraging is opgelost door de centrale mailbox “
Klantvragen en offerteaanvragen kwamen bij ons via verschillende kanalen binnen: telefonisch, meerdere e-mailadressen, in de winkel en via whatsapp. In een tijd van flexibel en parttime werken zorgde dit voor ruis en vertraging in de processen. Daarom gebruiken we nu de centrale mailbox van Clientbox, zodat alle klantcommunicatie op één plek staat. Samenwerken en overdrachten voor vakantie gaan makkelijker en er is meer overzicht per persoon. Dat werkt heel fijn!
