Is jouw team dagelijks intensief bezig met klantcontact of project management? Dan herken je vast dat de mailbox volloopt, dat het overzicht zoek raakt en dat de vraag “Wie pakt dit op?” meer dan eens per dag voorbij komt. Zorgt dit voor onrust in je team? Dat kan anders. Met de klantcontact software van Clientbox kun je deze processen stroomlijnen. Rust in je hoofd, rust in je team.
Van chaos naar controle
Wij liepen hier zelf ook tegenaan: gebrek aan overzicht in de communicatie. Als een collega afwezig was, kostte het te veel tijd om uit te zoeken welke afspraken er met klanten waren gemaakt. Sommige collega’s voelden zich zelfs tijdens vakanties genoodzaakt om bereikbaar te blijven. Omdat belangrijke informatie nergens centraal stond opgeslagen. Daarom hebben we software ontwikkeld die dit oplost. Nu staan alle communicatie, afspraken en gespreksverslagen overzichtelijk in Clientbox. De centrale mailbox is de basis van waaruit ons team dagelijks opereert.
Alle klantmails op één plek
Goed klantcontact draait om snelheid, vriendelijkheid én betrouwbaarheid. Je wilt afhankelijkheid van persoonlijke mailboxen en de aanwezigheid van teamleden voorkomen. Daarom werkt de klantcontact software van Clientbox met de centrale mailbox. Hier komen alle klantmails binnen als ticket en deze koppel je aan een verantwoordelijke. Iedere mail krijgt een status, zo zie je direct welke mails nog op reactie wachten. Zo houd je grip op de communicatie en bied je klanten de service die ze verwachten.
Functies van de Clientbox klantcontact software:
✅ Alle klantmails komen binnen op één plek
✅ Wijs een verantwoordelijke aan voor ieder ticket
✅ Plaats een interne reactie om een collega om input te vragen
✅ Koppel een opdracht, boek uren of maak een taak aan vanuit het ticket
✅ Bewaar afgehandelde tickets in het archief zodat je altijd alles terug kunt vinden
Wat levert het op?
Goede communicatie zorgt voor overzicht. Afhankelijkheid van persoonlijke mailboxen en lange overdrachtsmails zijn verleden tijd. Iedereen kan altijd terugvinden wat er is afgesproken, met welke klant en wanneer. Dat zorgt voor rust in je hoofd en in je team! Maar ook: tevreden klanten en sterkere klantrelaties.
Bevindingen van onze gebruikers
Mels, Van der Avert Bedrijfskleding
“Clientbox helpt ons om klantvragen overzichtelijk te registreren en snel op te volgen.”
Rini, De Jonge Veiligheid
“Voordat we met Clientbox werkten, stonden klantgegevens en andere informatie verspreid op allerlei verschillende plekken.”
Koos, Buro Brein
“Ons team heeft nu centraal zicht op alle klantvragen en opdrachten, zodat iedereen weet hoe de zaken ervoor staan.”
Een andere manier van werken
De voordelen van de klantcontact software gaan verder dan sterke klantrelaties. Ook intern is er veel te behalen. Zeker als je de centrale mailbox combineert met de andere functionaliteiten binnen de software, zoals gespreksverslagen, contactmomenten, taken en offertes. Zo kan het hele team altijd terugvinden wat er is afgesproken, kun je vanuit een ticket direct taken aanmaken of kun je een aanvraag meteen omzetten in een offerte. Een andere manier van werken, overzichtelijk vanuit één systeem.
