Draait de supportafdeling op volle toeren en stromen er dagelijks tientallen vragen binnen via e-mail? Doen de medewerkers hun uiterste best maar lijkt er toch geen eind te komen aan de supporttickets, blijven er zaken liggen, worden vragen onbedoeld dubbel beantwoord of is het overzicht compleet zoek? Dit soort situaties zijn frustrerend voor zowel klanten als medewerkers. Gelukkig hoeft het niet zo te zijn. Met de juiste structuur en tooling kan support van een stressvolle kostenpost veranderen in een efficiënte afdeling die waarde toevoegt aan de organisatie.
Stroomlijn interne werkprocessen
Werk efficiënter
Ervaar rust in je hoofd en in je team
Het geheim van efficiënte support
Veel supportafdelingen, of teams die supporttickets behandelen, werken nog steeds versnipperd. iedereen heeft zijn eigen mailbox, er is onduidelijkheid over verantwoordelijkheden en mails raken zoek. Het gevolg? Dubbel werk, lange wachttijden en ontevreden klanten.
Dit zijn scenario’s die wij zelf ook herkennen in ons bedrijf: dat moest beter. Dat was de aanleiding om Clientbox te ontwikkelen. Vanuit de centrale mailbox handelt ons team nu klantvragen, supporttickets en orders snel op.
Van altijd brandjes blussen naar een soepel support-proces in één systeem
De centrale mailbox is dé oplossing voor teams die werken met een gedeelde support@ of info@ mailbox. In ons systeem komen alle klantvragen binnen als ticket, gekoppeld aan een bedrijfsnaam. Wijs een verantwoordelijke toe en zie altijd de status van het ticket, lees mailverkeer terug of plaats een interne opmerking om iets met een collega te overleggen. Zie geen ticket meer over het hoofd dankzij het ticketalarm. Met de centrale mailbox loopt het support-proces eindelijk écht op rolletjes.
Het resultaat?*
✅ 90% van de mails wordt binnen 24 uur beantwoord
✅ De gemiddelde doorlooptijd van een ticket van begin tot eind is 2 dagen
✅ De afhandelingsrate is 100%: er blijft geen ticket meer hangen
Minder stress en fouten, blije klanten én een blij team.
*op basis van eigen gebruikservaring
Leander
“De support ging gewoon door tijdens mijn vakantie, bij terugkomst had ik maar 4 openstaande tickets in plaats van een volle mailbox.”
Bas
“Ik weet op welke dag ik aan de beurt ben in het support-rooster. Die dag houd ik de centrale mailbox in de gaten en kan ik precies terugvinden wat er allemaal al gecommuniceerd is over een ticket.”
Kees
Ons team bestaat inmiddels uit 15 medewerkers, maar we hebben geen projectmanager in dienst. Die functie vervult Clientbox voor ons.”
Bouwen aan een efficiënte supportafdeling! Bekijk de video’s
Kees Verspoor, eigenaar van Clientbox, is een man van de processen. Clientbox is voor hem én zijn team de basis voor efficiënt werken en tevreden klanten. De centrale mailbox is de basis. Vanuit een ticket in de inbox maak je een opdracht, taak, offerte, urenregistratie en meer. Alles voor de dagelijkse operatie in één systeem. Meer weten? Bekijk Kees’ video’s hieronder.
Veelgestelde vragen over support
Door overzicht te creëren, duidelijke verantwoordelijkheden vast te leggen en slimme tooling te gebruiken die dubbel werk voorkomt. Bij voorkeur vindt het hele supportproces plaats in één systeem wat zorgt voor inzicht en overdraagbaarheid.
De responstijd is een belangrijke KPI. Kun je het ticket niet meteen oplossen, dan is het belangrijk om alsnog een reactie te geven. Ook de oplostijd en aantal openstaande tickets kun je aanhouden als KPI’s.
Werk met een rooster en spreek duidelijke regels af. Zorg ook voor een verantwoordelijke die binnenkomende tickets toewijst aan de juiste medewerker (de ticketmanager).
Werken met persoonlijke mailboxen en onduidelijke verantwoordelijkheden. Zo is er geen inzicht en is het onduidelijk wie wat oppakt. Het gevolg is dat klanten geen antwoord krijgen of dat bugs niet worden opgelost.
Door duidelijke afspraken te maken over de verwachtingen. Iedereen moet weten wie waarvoor verantwoordelijk is. Werk met één of meerdere ticketmanagers die tickets verwerken en taken of opdrachten toewijzen aan de juiste collega, zodat hij of zij er direct mee aan de slag kan. Mocht er toch een ticket blijven liggen, dan kan het ticketalarm dit inzichtelijk maken en kan het team actie ondernemen. notionvc: 8e246332-5865-4cd8-b7ff-cdbe9ea34f3b
>
Omdat alle vragen samenkomen op één plek, waardoor overzicht, samenwerking en snelheid toenemen. Er is geen afhankelijkheid meer van persoonlijke mailboxen.
Alle inkomende berichten komen binnen in één dashboard. Vanuit daar wijs je tickets toe aan de juiste personen en kun je de status bekijken. Doordat alle tickets op één plaats behandeld worden kunnen collega’s altijd terugvinden wat er gecommuniceerd is. Dat voorkomt ruis.
Doordat de status van een ticket direct inzichtelijk is. Een ticket is open, in behandeling of in afwachting relatie. Tickets die lang open staan gaan mee in het ticketalarm zodat je ze prioriteit kunt geven.
Toe aan meer structuur op de support-afdeling?
Dan is de centrale mailbox het systeem dat jouw team vooruit kan helpen. Minder ruis en afhankelijkheden, meer rust en efficiëntie. Lees meer over de functionaliteiten of plan een demo in met Nick om te ontdekken hoe onze software jouw team kan ondersteunen.
