Gewerkte uren achteraf schatten, discussies over facturen en geen idee waar je tijd écht naartoe gaat: het kan anders.
Met urenregistratie in Clientbox leg je tijd vast terwijl je werkt, direct gekoppeld aan klanten, opdrachten en taken. Zo krijg je inzicht in prestaties, capaciteit en rendement. Niet achteraf, maar terwijl je bezig bent.
Als je uren aan het eind van de dag of week invult, moet je terugdenken en gaat er ongemerkt tijd verloren. Tijd wordt niet aan de juiste klant of opdracht gekoppeld en registreren voelt als een administratieve verplichting, los van het werk zelf. Daardoor missen er uren, kloppen facturen niet en ontbreekt het overzicht om bij te sturen. Dat is geen kwestie van discipline, het is een kwestie van inrichting.
Goede urenregistratie vraagt geen extra discipline, maar een duidelijke werkwijze. Wanneer urenregistratie onderdeel wordt van het werk dat mensen toch al doen, verandert het. Tijd wordt vastgelegd op het moment dat het werk gebeurt, gekoppeld aan klanten, opdrachten of taken. Zo is urenregistratie geen extra taak meer, maar een logisch onderdeel van je dagelijkse werk.
Dat levert meer op dan alleen declarabele uren. Je ziet welke opdrachten renderen, welke klanten structureel meer tijd kosten dan begroot en waar ruimte zit om slimmer te werken.
Uren registreer je rechtstreeks op de klant, opdracht of het ticket waar je aan werkt. Zo is altijd duidelijk waar tijd aan besteed wordt en verdwijnen losse lijstjes en interpretatieverschillen.
Start en stop een timer terwijl je werkt, of voer handmatig start- en stoptijden of een totaal in. Iedereen kan werken op een manier die past, binnen één duidelijke structuur.
Werk je met de timer, dan groepeert Clientbox meerdere boekingen op dezelfde opdracht automatisch. Zo zie je in één oogopslag welke registraties bij elkaar horen en waar tijd naartoe gaat.
Zit er tijd tussen twee boekingen? Dan laat Clientbox dit direct zien in je dagoverzicht. Ontbrekende uren kun je meteen aanvullen, zonder achteraf te hoeven puzzelen.
Medewerkers dienen hun uren in, automatisch of handmatig. Teamleiders keuren deze eenvoudig goed of af, met overzicht per medewerker en periode.
Krijg inzicht in declarabiliteit, werkdruk en bestede tijd per medewerker en per klant. Zo kun je sturen op capaciteit, prestaties en planning met betrouwbare cijfers.
In één overzicht zie je welke uren zijn geboekt, hoe die zich verhouden tot de beschikbare capaciteit en waar verschillen ontstaan per klant of medewerker. Zo kun je tijdig bijsturen en voorkom je verrassingen bij de facturatie.
Werk je met de VoIP-integratie? Dan stopt de timer automatisch bij een inkomend gesprek en wordt de gesprekstijd direct gekoppeld aan de juiste relatie. Na afloop hervat je je registratie zonder iets te missen.
Als social media agency werken we veel met abonnementen. Dat betekende elke maand opnieuw facturen maken en versturen, en urenregistratie bijhouden in losse lijstjes. Geen duidelijk overzicht waar onze tijd precies naartoe ging. Dat werkte niet efficiënt. We wilden overzicht, maar zonder veel extra werk. Sinds we met Clientbox werken en gebruik maken van de urenregistratie, zien we direct hoeveel tijd er besteed is en waaraan. Zo kunnen we eenvoudig beoordelen of we onze uren optimaal benutten en halen we het maximale uit onze tijd.
