Je bent ZZP’er of hebt een eenmanszaak en je wilt weten hoe je een offerte moet maken of je bent op zoek naar een oplossing om digitaal te kunnen offreren? We hebben voor je op een rij gezet hoe je een offerte maakt, wat er op je offerte moet staan en hoe je digitaal kunt offreren. Je leest het hier.
Offerte maken voor ZZP’ers en eenmanszaken
Offertes maken
Voordat je als ZZP’er werkzaamheden voor je klant gaat verrichten, wil je het liefst dat je klant weet wat dat gaat kosten. Zo voorkom je discussies én verrassingen achteraf voor jou en voor je klant. Hiervoor maak je een offerte. Op de offerte beschrijf je dus wat je voor je klant gaat doen en welke kosten de werkzaamheden en producten met zich meebrengen. Dat klinkt natuurlijk heel vanzelfsprekend, toch hebben we voor je op een rij gezet hoe je een professionele offerte maakt.
Wat moet er op een offerte staan?
Je klant vindt het wel zo fijn als je omschrijft welke producten en diensten je gaat leveren en tegen welke prijzen je dit gaat doen. Daarnaast is het wel zo netjes om al je bedrijfsgegevens te vermelden zodat je klant weet met wie ze te maken hebben en jouw gegevens op echtheid kunnen controleren. Daarnaast kan je met een offerte die er goed en volledig uitziet, direct een professionele indruk maken. Zorg er daarom voor dat je de volgende gegevens vermeldt als je een offerte gaat maken:
Contactgegevens
Hiermee wordt bedoelt; jouw volledige naam c.q. bedrijfsnaam én de volledige naam van je klant. Jouw naamsvermelding bestaat uit de juridische naam of de naam waarmee je ingeschreven staat bij de Kamer van Koophandel, je handelsnaam. Op de offerte vermeld je ook het adres waarmee je bij de KvK geregistreerd staat. Je vermeldt op de offerte ook het volledige adres van je klant.
KvK-nummer
Wanneer je een bedrijf start ben je verplicht om je in te schrijven in het Handselsregister van de Kamer van Koophandel (KvK). Nadat je bent ingeschreven ontvang je een KvK-nummer. Dit KvK-nummer kun je het beste op iedere offerte die je verstuurd vermelden. Dat geeft niet alleen aan dat je daadwerkelijk bent ingeschreven bij de KvK, maar het geeft de klant ook de mogelijkheid om te controleren of je bedrijf écht bestaat.
Btw-nummer
Je btw-nummer is het nummer dat je na je inschrijving bij de KvK per post van de Belastingdienst ontvangt. Op een factuur is je btw-nummer verplicht, dat is op een offerte niet het geval, maar het staat wel zo professioneel!
Datum van de offerte en de geldigheid
Op je offerte vermeld je de datum waarop je de offerte verstuurd. Ook geef je op de offerte aan wat de geldigheid is van de offerte en je klant het verzoek te doen binnen deze termijn te reageren op de offerte. De geldigheid van een offerte vermeld je om te voorkomen dat je klant na een half jaar akkoord geeft en je inkoopprijs van één of meerdere producten, of misschien zelf je uurtarief, gewijzigd is. Een geldigheidstermijn kan bijvoorbeeld 14 dagen zijn, maar kan ook 30 dagen zijn. Je omschrijft dit meestel met de tekst “Deze offerte is 14 dagen geldig.”
Unieke offerte nummering
Zorg ervoor dat de nummering van je offerte uniek is. Denk bij de nummering van een offerte aan 001, 002, 003. Zo kan je klant de nummering van de offerte als referentie gebruiken en weet jij precies om welke offerte het gaat. Je kunt hierbij bijvoorbeeld een offerte nummering hanteren waarbij je het jaar leidend maakt. De nummering van je offerte wordt dan als volgt: jaar-nummer 2021-001, 2021-002 en dan in het volgende jaar 2022-001. Zo is je offerte nummering altijd uniek!
Btw-bedrag
Vermeldt altijd de omzetbelasting (btw) op je offerte. Maak je gebruik van verschillende btw percentages, vermeldt deze dan gescheiden op je offerte. Een particuliere klant zal niet zoveel waarde hechten aan het btw-percentage, maar het btw-bedrag geldt voor een zakelijke klant als voorbelasting.
Digitaal offertes maken
Je kunt natuurlijk offertes maken in Excel. Dan ben je helemaal vrij in je opmaak en de berekeningen die je maakt. Maar offertes maken in Excel kent ook nadelen, een foutje is namelijk snel gemaakt, want het maken van een offerte blijft handwerk. Daarom wil je digitaal offertes maken via een online oplossing. Online offertes maken maken met Clientbox is eenvoudig, snel en zo goed als foutloos. Je hoeft alleen eenmalig je briefpapier en gegevens in te stellen en vervolgens alleen producten en diensten te selecteren en aantallen opgeven en je offerte is zo gemaakt. Het uitrekenen van het totaalbedrag én opeenvolgende offertenummers gaat volledig automatisch.
Van de offerte wordt vervolgens automatisch een PDF gegenereerd en je verstuurt je offerte direct per e-mail naar je klant. In dezelfde e-mail kun je meteen een link meesturen waar je klant de offerte online kan accepteren en zelfs digitaal kan ondertekenen!
Voorbeeld offerte template
Om je een idee te geven van hoe een offerte eruit kan zien hebben we een voorbeeld offerte voor je gemaakt. Deze offerte template kan je downloaden als PDF.
Download de offerte template in PDF.
Zelf online offertes maken?
Het maken van online offertes is in Clientbox super eenvoudig en het kost je € 5,00 per maand. Voordat je dat gaat betalen, kan je eerst 14 dagen helemaal gratis proberen of het voor jou werkt!
Hulp nodig of een vraag?
Wil je meer weten over offertes maken voor ZZP’ers en eenmanszaken of heb je een andere vraag?