Offerte maken voor ZZP’ers en eenmanszaken

Offertes maken

Voordat je als ZZP’er werkzaamheden voor je klant gaat verrichten, wil je het liefst dat je klant weet wat dat gaat kosten. Zo voorkom je discussies én verrassingen achteraf voor jou en voor je klant. Hiervoor maak je een offerte. Op de offerte beschrijf je dus wat je voor je klant gaat doen en welke kosten de werkzaamheden en producten met zich meebrengen. Dat klinkt natuurlijk heel vanzelfsprekend, toch hebben we voor je op een rij gezet hoe je een professionele offerte maakt.

Wat moet er op een offerte staan?

Je klant vindt het wel zo fijn als je omschrijft welke producten en diensten je gaat leveren en tegen welke prijzen je dit gaat doen. Daarnaast is het wel zo netjes om al je bedrijfsgegevens te vermelden zodat je klant weet met wie ze te maken hebben en jouw gegevens op echtheid kunnen controleren.

Daarnaast kan je met een offerte die er goed en volledig uitziet, direct een professionele indruk maken. Zorg er daarom voor dat je de volgende gegevens vermeldt als je een offerte gaat maken:

Contactgegevens
Hiermee wordt bedoeld: jouw volledige naam c.q. bedrijfsnaam én de volledige naam van je klant. Jouw naamsvermelding bestaat uit de juridische naam of de naam waarmee je ingeschreven staat bij de Kamer van Koophandel, je handelsnaam. Op de offerte vermeld je ook het adres waarmee je bij de KvK geregistreerd staat. Je vermeldt op de offerte ook het volledige adres van je klant.

KvK-nummer
Wanneer je een bedrijf start ben je verplicht om je in te schrijven in het Handselsregister van de Kamer van Koophandel (KvK). Nadat je bent ingeschreven ontvang je een KvK-nummer. Dit KvK-nummer kun je het beste vermelden op iedere offerte die je verstuurt. Dat geeft niet alleen aan dat je daadwerkelijk bent ingeschreven bij de KvK, maar het geeft de klant ook de mogelijkheid om te controleren of je bedrijf écht bestaat.

Btw-nummer
Je btw-nummer is het nummer dat je na je inschrijving bij de KvK per post van de Belastingdienst ontvangt. Op een factuur is je btw-nummer verplicht, dat is op een offerte niet het geval, maar het staat wel zo professioneel!

Datum van de offerte en de geldigheid
Op je offerte vermeld je de datum waarop je de offerte verstuurt. Ook geef je op de offerte aan wat de geldigheid is van de offerte en je klant het verzoek te doen binnen deze termijn te reageren op de offerte. De geldigheid van een offerte vermeld je om te voorkomen dat je klant na een half jaar akkoord geeft en je inkoopprijs van één of meerdere producten, of misschien zelfs je uurtarief, gewijzigd is. Een geldigheidstermijn kan bijvoorbeeld 14 dagen zijn, maar kan ook 30 dagen zijn. Je omschrijft dit meestel met de tekst “Deze offerte is 14 dagen geldig.”

Unieke offerte nummering
Zorg ervoor dat de nummering van je offerte uniek is. Denk bij de nummering van een offerte aan 001, 002, 003. Zo kan je klant de nummering van de offerte als referentie gebruiken en weet jij precies om welke offerte het gaat. Je kunt hierbij bijvoorbeeld een offerte nummering hanteren waarbij je het jaar leidend maakt.  De nummering van je offerte wordt dan als volgt: jaar-nummer 2021-001, 2021-002 en dan in het volgende jaar 2022-001. Zo is je offerte nummering altijd uniek!

Btw-bedrag
Vermeld altijd de omzetbelasting (btw) op je offerte. Maak je gebruik van verschillende btw percentages, vermeld deze dan gescheiden op je offerte. Een particuliere klant zal niet zoveel waarde hechten aan het btw-percentage, maar het btw-bedrag geldt voor een zakelijke klant als voorbelasting.

Offerte template (voorbeeld)

Om je een idee te geven van hoe een offerte eruit kan zien hebben we een voorbeeld offerte voor je gemaakt. Deze offerte template kan je downloaden als PDF.