Clientbox

Urenregistratie in Excel

Iedere ondernemer wil het maximale uit zijn of haar uren halen. Dit is dan ook één van de 7 belangrijkste redenen om uren te registreren: je wilt weten hoe de tijd besteed wordt. Starters en zzp’ers beginnen hun urenregistratie vaak in Excel. Met speciale sjablonen wordt bijgehouden wanneer er gewerkt wordt, hoe lang en waaraan. Urenregistratie in Excel heeft voor- en nadelen, je leest ze hier!

Voordelen van urenregistratie Excel

Excel is één van de bekendste Microsoft-producten en is op de meeste desktops en laptops wel te vinden en is met elk besturingssysteem te gebruiken. Heb je aardig wat ervaring met Excel, dan is het voor jou geen probleem om een sjabloon te maken dat past bij jouw gebruik. Kies bijvoorbeeld voor een opzet met velden voor relatie, taken, datum, starttijd, eindtijd en pauzes. Onderaan de streep zorg je met formules voor een totaaloverzicht per dag en per week. De mogelijkheden met Excel-formules zijn eindeloos en je kunt de opmaak altijd aanpassen. Een ander voordeel van tijdregistratie in Excel is dat je het bestand altijd kunt exporteren en delen met de opdrachtgever. Het is natuurlijk ook handig om grafieken te kunnen maken voor meer inzicht in de tijdsbesteding per project of per werknemer.

Nadelen van urenregistratie Excel

Het grote nadeel van urenregistratie in Excel is dat je het bestand niet altijd en overal bij de hand hebt. In dat opzicht is online urenregistratie een uitkomst: overal waar je internettoegang hebt kun je de werkuren registreren. Dit doe je direct als je aan het werk gaat of je registreert het achteraf, met het risico dat je niet meer precies weet hoe lang je waaraan gewerkt hebt. Een ander nadeel van urenregistratie in Excel is dat het al snel complex wordt als je onderneming groeit. Nemen de taken toe of komen er collega’s bij, dan moet je sjabloon meegroeien. En moet er een grote aanpassing gedaan worden, dan loop je het risico dat de formules niet meer werken. Het is tijdrovend en bovendien moet iedereen moet op dezelfde manier werken. Werk je in hetzelfde bestand, dan raak je in de knoop met versiebeheer. Werk je allemaal in een apart Excel-bestand, dan moet je die aan elkaar zien te knopen om aan het eind van de week inzicht te krijgen in de uurbesteding. Het laatste nadeel is de stap ná de urenregistratie. Wat wil je doen met de inzichten? Wil je de uren factureren, dan moet je de uren nog eens handmatig verwerken.

Online uren registreren

Alternatieven voor uren registreren in Excel

De complexiteit van de registratie in Excel is voor veel ondernemers de reden om een alternatief te zoeken. Sommigen doen het liever met pen en papier, maar met urenregistratie software kun je vaak veel meer dan alleen uren registreren. Je registreert uren alleen of met je team en dat doe je op een relatie (klant) en een opdracht (taak). Werk je met uurbudgetten, dan kun je snel zien hoeveel uren je nog over hebt voor een bepaalde taak. Wanneer je werknemers ook uren registreren, heb je inzicht in hun tijdsbesteding en waar het beter kan. Met software voor urenregistratie maak je de handelingen een stuk sneller en makkelijker, zonder ingewikkelde Excel-sheets met formules en foutmeldingen. Je start en stopt de timer wanneer jij dat wilt.

Tijdsbesteding inzichtelijk

Clientbox biedt een handige, online tool voor urenregistratie. De urenregistratie binnen Clientbox is onderdeel van een alles-in-één CRM-systeem. Dat wil zeggen dat alle functionaliteiten aan elkaar gekoppeld zijn. Je kunt bijvoorbeeld opdrachten of abonnementen aanmaken waar jij, alleen of samen me collega’s, uren op kunt boeken. Je kunt altijd bekijken hoeveel tijd er al besteed is en hoeveel er nog over is.

Uren verwerken tot factuur

Wil je echt alles uit je urenregistratie halen? Dan wil je dat het letterlijk wat oplevert. Het voordeel van urenregistratie in een CRM-systeem met facturatie functionaliteit is dat je de gemaakte uren rechtstreeks kunt factureren. De klantgegevens en de gemaakte uren worden automatisch op de conceptfactuur gezet. Vervolgens kun je de factuur per mail versturen. Zo ga je makkelijker en sneller van uur naar factuur!

Meer over urenregistratie software

Ervaar het zelf, jouw eerste
14 dagen zijn helemaal gratis.

Meteen antwoord op al je vragen? Plan een demo

14 dagen gratis
Geen opzegtermijn
Geen betaalgegevens nodig