Tijd is geld! Daarom wil je precies weten hoeveel tijd er wordt besteed én waaraan. Uren registreren doe je direct op een relatie of een opdracht. Beheer taken en tarieven, keur uren goed of keur ze af en verwerk de uren zoals je wilt. Zo weet jij of je het maximale uit je beschikbare uren haalt!
Uren registreren
Tijden invullen of de start-stop timer gebruiken
Registreer uren door een relatie en/of opdracht te selecteren en geef aan welke werkzaamheden je aan het uitvoeren bent in de omschrijving. Je kunt een start- en stoptijd invullen of een totaaltijd. Je kunt ook gebruik maken van de start-stop timer waarmee je met één klik de timer start! Stop de timer als je tussendoor iets anders gaat doen en hervat de registratie door weer op start te klikken.
Zichtbaarheid van ontbrekende boekingen
Je registreert je uren van 09:10 – 10.22 uur en vervolgens start je een nieuwe boeking om 10.44 uur. Je timer loopt, maar je hebt een ontbrekende boeking tussen 10.22 en 10.44 uur. Dit wordt in je overzicht van de dag ook zo weergegeven. Zo weet je altijd of je sluitend boekt en kan je de ontbrekende tijd eenvoudig invullen. Je maakt een nieuwe boeking of je voegt het tijdslot toe aan de bovenstaande of onderstaande boeking.
Onderlinge relatie op terugkerende urenregistraties
Werk je met de start-stop timer dan kan het makkelijk zijn dat je meerdere keren op een dag werkt aan dezelfde opdracht of voor dezelfde relatie. Je hoeft dan niet steeds dezelfde gegevens in te vullen, maar maakt gebruik van de timer. Zodra je een boeking die je in de ochtend hebt gemaakt in de middag voorzet wordt hier een subboeking van gemaakt. Met een kleur voor de boeking wordt de onderlinge relatie van de boekingen aangegeven. Zo zie je in één oogopslag dat de boekingen bij elkaar horen.
Uren registreren: Indienen en goedkeuren
Je kunt de uren die jij en je team maken automatisch goed laten keuren, maar je kunt ze ook laten indienen. Uren kunnen door de medewerkers op ieder moment van de dag worden ingediend. De teamleiders kunnen ze vervolgens goed- of afkeuren. Zodra uren worden afgekeurd krijgt de medewerker hiervan een melding. De teamleiders kunnen bij het afkeuren van de uren aangeven waarom de uren zijn afgekeurd. Worden de uren niet opnieuw ingediend? Dan wordt de medewerker iedere ochtend herinnerd aan het feit dat er nog afgekeurde uren in het overzicht staan.
Uren registreren: Inzicht in de prestaties van het team
In het prestatie dashboard zie je de capaciteit van je medewerkers en de geboekte uren in de periode. Zo zie je direct het percentage geboekte uren t.o.v. van de capaciteit. Aansluitend zie je per medewerker de gefactureerde, interne, afgeboekte en onverwerkte uren uit. Hiermee zie je welke medewerker de meeste omzet haalt of de minste uren gefactureerd krijgt, door welke werkzaamheden dit komt én bij welke klanten dit gebeurt.
Integratie van je VoIP telefooncentrale
Je bent ergens mee bezig en de telefoon gaat. Met de integratie van je VoIP telefooncentrale stopt je lopende tijdregistratie zodra je de telefoon opneemt. En start de timer een telefoongesprek met de relatie die je belt. Zodra je de telefoon neer hebt gelegd registreer je het gesprek en voeg je direct het telefoonnummer en de relatie toe. Na het voltooien van deze stap word je de vraag gesteld of je je urenregistratie wilt hervatten, of dat je iets anders wilt gaan doen. Registreer de tijdsduur van inkomende en uitgaande gesprekken. Ook een doorschakeling wordt geregistreerd op basis van de toestellen die bekend zijn in Clientbox.
