Hou met het ticketsysteem controle en inzicht op alle (aan)vragen die binnenkomen in één of meerdere inboxen. Jij en je teamleden kunnen vragen beantwoorden, bijlagen toevoegen, offertes maken, snippets gebruiken en tickets aan iemand anders toewijzen. Bovendien linkt Clientbox een ticket automatisch aan het bedrijf of de persoon in de module CRM.
Ticketsysteem
Ticketsysteem: Werken met CC en BCC
Bij het beantwoorden van een ticket kan het zijn dat je collega’s of andere relatie uit CRM ook wil betrekken bij het ticket. Dit kan op basis van een bestaande relatie, maar ook met een e-mailadres dat niet in je CRM bestaat!
Versturen als ticketweergave of in e-mail format
Je kunt er voor kiezen om binnen het ticketsysteem je tickets te verzenden in een klassieke ticketweergave, om zo chronologisch de conversatie te laten zien in het antwoord dat je verstuurd. Een andere mogelijkheid is om je antwoord eruit te laten zien als een e-mail zodat je klant optisch niet merkt dat je met een ticketsysteem werkt. Bij het verzenden kun je zelf je e-mailhandtekening wijzigingen.
Gebruik een forward of een fysieke inbox voor tickets
Bij het instellen van een ticket e-mailadres kun je ervoor kiezen om te werken met een e-mailalias. Hiermee zorg je ervoor dat e-mails doorgestuurd worden naar Clientbox. Je kunt er ook voor kiezen om een fysieke inbox te koppelen. De mails die daarop binnenkomen worden dan automatisch opgehaald in Clientbox en verwijderd uit je fysieke inbox. Het voordeel hiervan is dat je e-mails die je naar een fysieke inbox sleept alsnog in Clientbox komen.
Offertes maken vanuit een ticket
Je krijgt een aanvraag op je ticket e-mailadres en een klant wil een prijs ontvangen. Dan is het wel zo handig dat jij en je teamgenoten die offerte direct terug kunnen vinden. Daarom maak je vanuit een ticket een offerte aan en zie je die op de tijdlijn van het ticket verschijnen, ook als je meerdere versies maakt. Zo zien jij en je collega’s in één oogopslag wat er is gebeurd.
Uren registreren op tickets
Registreer de tijd die je bezig bent met support, een aanvraag of een ticket. Zo weet je hoeveel tijd je kwijt bent aan het behandelen van tickets. Vervolgens kun je in het ticketsysteem de tijd die op een ticket wordt geboekt ook eenvoudig factureren bij het verwerken van de uren.
Werken met meerdere e-mailadressen vanuit je ticketsysteem
Je kunt werken met verschillende e-mailadressen. Gebruik jij bijvoorbeeld support@ en sales@, dan stel je deze los van elkaar in. Wanneer een klant een e-mail richt aan support@ wordt dit e-mailadres als afzender gebruikt, maar kun je deze wijzigen naar een andere inbox. Deze afzender kies je per ticket, ook bij een ticket dat je handmatig aanmaakt.
Tickets koppelen aan opdrachten, offertes, facturen en abonnementen
Een vraag, opmerking of probleem kan te maken hebben met een opdracht, offerte, factuur of abonnement. Afhankelijk van de modules die jij gebruikt kun je een ticket aan bijvoorbeeld een opdracht koppelen. Een ticket is dan terug te vinden onder de relatie, maar bijvoorbeeld ook onder de opdracht. Zo hebben jij en je teamgenoten alle informatie steeds overal bij de hand.
Snippets maken voor tickets
Heb je teksten die je regelmatig of vaak gebruikt? Dan kost het tijd om steeds opnieuw hetzelfde bericht te typen en dat is zonde van je tijd. Van teksten die je vaak gebruikt maak je eenvoudig een snippet zodat je die tekst snel kunt invoegen in een reactie op een ticket én zo voorkom je typo’s!
Ticketsysteem; Afzenders op een blacklist plaatsen
Wanneer je afzenders hebt die je niet in je ticket inbox terug wil zien komen, dan plaats je die op de blacklist. Deze blacklist zorgt ervoor dat een e-mail wel binnenkomt in Clientbox maar niet wordt getoond in je inbox. De mail vind je terug op de blacklist en kun je, als dit nodig is, wel als gewenst markeren.
