Clientbox

Tijd en geld besparen met online facturatie

Zowel eenmanszaken als bedrijven met 500 medewerkers hebben te maken met administratie. Een terugkerende taak waar je niet al te veel tijd aan kwijt wilt zijn. Het probleem is… Groeit je bedrijf, dan groeit de administratielast met je mee. Gelukkig kan het ook anders. Begin met online factureren en bespaar tijd én geld. Die tijd gebruik je liever voor je werk of acquisitie, toch? Hier lees je de voordelen van online facturatie, inclusief de tijds- en geldbesparing!

Vaste structuur

Een e-factuur heeft een vast format. De gegevens van de debiteur worden automatisch vanuit CRM op de factuur gezet. Ook handig: de factuurnummers worden automatisch op volgorde aangemaakt. Zo heb je nooit dubbele facturen, en is de referentie altijd helder. De producten, opdrachten of werkuren die je op de factuur wilt zetten klik je gewoon aan. Dat betekent dat je niet meer handmatig aan de slag hoeft. Door online facturatie zijn kleine fouten met grote gevolgen verleden tijd. Je betaalgegevens staan er automatisch op, je hoeft nooit meer na de denken over je btw-berekeningen en totaalbedragen. De factuur is natuurlijk helemaal in jouw huisstijl. Als je Word of Excel gebruikt voor het maken van facturen, weet je hoeveel extra tijd je kwijt bent aan het uitrekenen van de btw en een dubbelcheck op factuurnummers die aansluiten en niet dubbel voorkomen.

Klaar voor de toekomst met UBL

De papieren factuur is verleden tijd. UBL-facturen (XML) zijn de toekomst. Steeds meer ondernemers hanteren UBL-facturen (XML facturen), de overheid accepteert niet eens meer andere facturen. Heb je ambitie om over de grens zaken te doen? Op klantniveau stel je de valuta in. Stuur je een factuur dan staat daar de goede valuta op, terwijl de financiële rapportage gewoon in Euro’s staat.

Nooit meer vertraging

Heb je net als ons ervaring met vertraagde post? Zoekgeraakte brieven of klanten die het excuus “ik heb de factuur niet gehad” gebruiken? Met online facturatie zie je precies wanneer en naar wie de factuur is verstuurd. Een e-factuur die je tussen Kerst en Oud & Nieuw verstuurt komt ook gewoon aan, wel zo handig! Nooit meer zoekgeraakte facturen die je via de post verstuurt, of e-mails met PDF’jes die in de spambox terecht zijn gekomen.

Ook aan de kant van de debiteur is de kans op vertraging kleiner. De factuur wordt snel ontvangen, en kan ook snel worden betaald. Gebruik je Mollie, dan betaalt de klant gewoon met iDeal. Sneller geld op je rekening dus!

Boekhoudkoppeling

Wil je gaan starten met online facturatie? Dan is het aanbevolen om te kijken of je boekhoudpakket dat ondersteunt. De meeste CRM- en facturatiesoftware hebben een integratie met boekhoudpakketten, Clientbox heeft bijvoorbeeld een koppeling met Twinfield en Exact Online. Betalingen worden dus meteen verwerkt in je boekhoudsysteem.

Hoeveel tijd bespaar ik?

Wanneer je CRM-systeem is ingericht en al je klantgegevens staan erin, is het versturen van een factuur in één minuut geregeld. Gebruik je een Word-sjabloon dan ben je toch als snel 5 minuten verder voordat alles goed staat en gecontroleerd is, je een PDF hebt geëxporteerd en uitgeprint en op de post hebt gedaan of per e-mail naar je klant hebt verstuurd. Per factuur bespaar je dus al snel een minuut of 5. Kortom, 10 facturen met online facturatie verstuur je in maximaal 15 minuten, terwijl je in Word 50 minuten kwijt bent met de kans op fouten.

Trek dat eens door op jaarbasis. 10 Facturen per week, 50 weken, want je gaat toch ook op vakantie, 50 keer 35 minuten is 1750 minuten. Ruim 29 uur per jaar. In die tijd kan jij wel wat anders doen toch?

Laten we beginnen!

Hoeveel geld kan ik besparen?

Hoeveel facturen je verstuurt en hoeveel tijd je daaraan besteedt weet alleen jij. Wel kunnen we een fictief voorbeeld geven. Verstuur je 10 facturen per maand? Dan ben je €9,10 kwijt aan portokosten. Tel daar de printkosten bij op dan zit je al snel aan €10 per maand. Daar komt jouw werktijd nog bij. Besteed je één uur van €50 aan de administratie? Dan kosten die 10 facturen je dus €60.

Doe je hetzelfde, maar dan via een online systeem? Dan maak je 10 facturen in 10 minuten. Het werk kost je €1,67. Factureer je met Clientbox dan kost dat €5,00 per maand.

Kortom: voor de facturatie ben je niet €60, maar €6,67 kwijt. Als ondernemer wil je natuurlijk groeien. Hoe meer klanten, hoe meer facturen. Factureren op papier gaat dan nog meer tijd en geld kosten. Voor veel ondernemers is dit de belangrijkste reden om over te stappen op online facturatie.

Win-win

In Clientbox maak je nog sneller facturen als je ook de offerte, urenregistratie of abonnementen functionaliteiten gebruikt. Is de klant akkoord met de offerte? Dan zet je de offerte in één klik om in een factuur. Verkoop je terugkerende producten of diensten (of een combinatie)? Dan stel je in dat de klant elke maand een factuur ontvangt. Wil je werkuren voor een klant bijhouden en die vervolgens factureren? Dan heb je altijd inzicht in je tijdsbesteding én stuur je de klant meteen een factuur. Urenregistratie is sowieso aanbevolen als je niet weet hoeveel tijd je kwijt bent aan de administratie.

Bekijk alle functionaliteiten

Ervaar het zelf, jouw eerste
14 dagen zijn helemaal gratis.

Meteen antwoord op al je vragen? Plan een demo

14 dagen gratis
Geen opzegtermijn
Geen betaalgegevens nodig