Modules

Beheer al je relatiegegevens op één plek. Registreer contactmomenten en documenteer gemaakte afspraken zodat jij of je collega’s altijd alles kunnen terugvinden. De beschikbare gegevens gebruik je onder andere voor het maken van offertes en facturen, het beheren van opdrachten en abonnementen en het boeken van inkoopfacturen.

Van naam tot website, je beheert al je relatiegegevens in één overzicht. In je relatieoverzicht vind je leads in een aparte lijst maar er is geen onderscheid in debiteuren en crediteuren. Een relatie bestaat in Clientbox slechts één keer en krijgt een kenmerk debiteur en/of crediteur. Iedere relatie heeft een relatienummer én een debiteur en/ of crediteurnummer

We maken onderscheid tussen bedrijven en personen. Een persoon kan zowel een particuliere klant zijn als een contactpersoon van een bedrijf. Meneer D. Irecteur van Bedrijf Uno B.V. heeft ook een aandeel in Bedrijf Dos B.V. én hij is voorzitter van de plaatselijke tennisvereniging. Je koppelt D. Irecteur aan de verschillende bedrijven én de tennisvereniging, in Clientbox is dit één relatie met één relatienummer. Daarnaast is er per bedrijf een aparte functie, e-mail en telefoonnummer toe te voegen.

De basisgegevens zijn soms niet toereikend, dan wil je de vrijheid hebben om meerdere adressen toe te voegen. Je beheert per relaties post-, bezoek-, factuur en afleveradressen of maak gebruik van een postbus. Ieder adres kan ook een eigen e-mailadres en telefoonnummer hebben.

Registreer contactmomenten, gespreksverslagen en notities en deel deze met je collega’s. Je vindt de gemaakte afspraken altijd terug op het bedrijf en/of de contactpersoon en zo blijft iedereen up to date. Een telefoontje voor je collega die éven niet beschikbaar was? Maak een terugbelverzoek aan. Je collega ontvangt een mail en krijgt een melding in zijn of haar Clientbox omgeving.

In de relatiekaart vind je de data van alle modules in één overzicht en stel je per relatie je voorkeuren in. Je kunt voorkeuren instellen per module. Zo geef je bijvoorbeeld aan hoe lang de offerte voor deze relatie geldig is, of ze een afwijkende betaaltermijn hebben, of misschien wel in een afwijkende valuta gefactureerd moeten worden. Afhankelijk van de modules die je hebt geactiveerd vind je bijvoorbeeld alle offertes, opdrachten en acties van deze specifieke relatie in de relatiekaart. Al je relevante data, specifiek voor je relatie, in één overzicht.

Stuur je met regelmaat een mailing, heb je adresgegevens nodig voor het printen van adreslabels of wil je bepaalde klanttypen groeperen? Dan maak je gebruik van labels. In het relatieoverzicht gebruik je ze als filter en maak je meteen een export van de relaties die voorzien zijn van dit label.

Je kunt direct een factuur aanmaken vanuit je overzicht, maar ook alvast een deel van je opdracht factureren. Zet een offerte om naar een factuur en terugkerende kosten worden vanuit een abonnement (automatisch) gefactureerd. Factureer ook direct de geboekte uren op een relatie en verlies geen minuut! Foutje gemaakt? Een creditfactuur is met één klik gemaakt.

Activeer je Mollie account in Clientbox en maak het mogelijk om je klant direct met (bijvoorbeeld) iDeal af te laten rekenen. Zodra de betaling is voltooid zie je de betaling in je dashboard verschijnen en krijg je, indien gewenst, een notificatie per e-mail waarin de betaling wordt gemeld. Je hoeft zo geen betalingen meer te controleren!

Verstuur een incassoverzoek naar je relatie vanuit Clientbox. Het verzoek wordt per mail verzonden en door de klant digitaal ondertekend. Zodra dit is gebeurd wordt het getekende document op de relatie opgeslagen en is de incassomachtiging geactiveerd. Je kunt nu automatisch incasseren door het genereren van een bestand dat je kunt importeren bij de bank, of je gebruikt Mollie om volledig automatisch te incasseren. Je kunt per relatie een maximaal te incasseren bedrag instellen. Zo kunnen vaste kosten automatisch geïncasseerd worden, maar hogere kosten van bijvoorbeeld een opdracht via een reguliere betaling afgehandeld worden.

Je kunt factureren in Euro’s, Amerikaanse Dollars en Engelse ponden. De op dat moment geldende wisselkoers wordt opgehaald zodat je weet wat je in Euro’s rekent en andersom. Je stelt een algemene valuta in of je geeft op een relatie de voorkeur voor een bepaalde valuta aan.

Koppel je boekhoudpakket en zorg ervoor dat de factuur direct naar je boekhouding wordt doorgezet. Koppel je omzetgroepen, want zo komt je omzet direct op de juiste manier in de boekhouding en hoef je hier niets meer aan te doen! Zodra jij de factuur verstuurd hebt komt je factuur met alle benodigde data in de wachtrij om met je boekhouding te synchroniseren, dit duurt hooguit een paar minuten! Wordt je factuur in het boekhoudpakket afgeletterd? Dan gaat je factuur in Clientbox op betaald!

Je stelt je betalingstermijn in voor algemeen gebruik. Heb je een relatie die om een afwijkende betaaltermijn vraagt? Dan stel je dit in bij de voorkeuren van een relatie. Ook heb jij de vrijheid in het verlopen van de betaaltermijn. Door de betalingstermijn in te vullen laat Clientbox je zien wanneer het tijd is om een herinnering of aanmaning te versturen. Het aantal dagen tussen een herinnering en aanmaning stel je ook zelf in.

Helaas wordt een factuur niet altijd direct helemaal betaald. Dat kan verschillende redenen hebben. Belangrijk is in ieder geval dat het mogelijk is om deelbetalingen te registreren op een factuur. Zo zie jij op welke datum de betaling is ontvangen en wat het resterende, openstaande bedrag is.

Verstuur je factuur via de e-mail of per post. Je geeft je voorkeur aan in de algemene instelling en als voorkeur op de relatie. Daarnaast kun je op de factuur zelf voor een afwijkende verzendmethode kiezen. Is de factuur verstuurd en kan de factuur op betaald? Dan ontvangt je relatie een ontvangstbevestiging van de betaling. Ook hier geldt dat je dit bij de algemene instelling aan kunt geven en relatie specifiek.

Heb jij al een factuur klaargezet en zou je eigenlijk een pakbon uit willen draaien om bijvoorbeeld mee te geven aan de chauffeur? Dan maak jij met één druk op de knop een pakbon waar alleen de door jou noodzakelijk geachte gegevens op staan. De opmaak en inhoud van de pakbon bepaal je met de huisstijl editor.

Wanneer je een opdracht aanmaakt is het wel handig dat je team weet wie welke opdracht op gaat pakken. Je koppelt aan een opdracht (optioneel) medewerkers. Zo komt de opdracht bij de medewerker onder “mijn opdrachten” te staan waar ze de volgorde van behandeling kunnen wijzigen door ze in volgorde te verslepen. Zodra je een medewerker koppelt kun je ook een optie selecteren om ze per mail op de hoogte stellen.

Koop jij materialen of diensten in bij anderen en belast je deze door aan je klant? Dan kun je gebruik maken van kosten op een opdracht. Iedereen die hier rechten voor heeft kan kosten boeken en hoeft alleen een leverancier en een inkoopprijs in te vullen. Werk je met marges op je producten? Dan kan meteen een verkoopprijs berekend worden en anders wordt de verkoopprijs door de teamleider op een later moment bepaald. Zo voorkom je gemaakte kosten die niet doorbelast worden, en zie je de kosten van een opdracht!

Maak een opdracht aan en stel je budget samen. Jij en je teamgenoten registreren uren op deze opdracht. Je houdt de besteding van het budget nauwkeurig in de gaten en ziet precies wie wat doet. Heb je geen budget? Dan registreer je uren en verwerk je deze op nacalculatie. Vanuit een opdracht kun je vooraf (deels) factureren en dit budget “volboeken” met uren, of achteraf een factuur maken door de uren te factureren. Ook eventueel geboekte kosten kunnen direct worden gefactureerd aan je klant.

Elke opdracht krijgt automatisch een ordernummer toegewezen. Daarnaast heeft de opdracht altijd een status, zodat je aan kunt geven of de opdracht uitgevoerd kan worden of nog niet, of misschien al is afgerond zodat deze gefactureerd kan worden. Je beheert de statussen in de instellingen helemaal zelf. Wil je deze in een bepaalde volgorde zien? Dan stel je die in de instellingen samen, zo kun je stap voor stap je flow ontwikkelen waar een opdracht doorheen moet.

Je kunt een opdracht samenvoegen met een andere opdracht, je budget, uren en kosten worden dan samengevoegd met de opdracht die je selecteert.

Of je nu met opdrachten op nacalculatie werkt of met een budget, je creëert inzicht in je besteding van uren en kosten op de opdracht per medewerker. Je ziet actuele informatie zoals geboekte uren, gefactureerde uren, onverwerkte uren, afgeboekte uren, omzet van producten, het resultaat van je opdracht en de prognose van de omzet als je opdracht nog loopt. Per medewerker zie je de uren, omschrijving en besteding van de tijd.

Bonnetjes en facturen scannen en deze vervolgens met de hand verwerken, het is verleden tijd!. Laat facturen naar je factuuradres sturen en ze komen direct in je administratie. Al je bonnen en inkoopfacturen worden verwerkt met behulp van scan en herken (OCR-technologie). Dat wil zeggen dat de regels op je bonnen en facturen automatisch herkend worden. Denk bijvoorbeeld aan de factuurdatum, factuurnummer, bedragen en btw percentages.

Wanneer je facturen worden aangeleverd als UBL-factuur (XML-formaat) wordt de data uit dit bestand automatisch uitgelezen en wordt het boeken van je inkoopfacturen nog eenvoudiger.

Wanneer je gebruik maakt van inkoopfacturen wordt er bij de activatie een e-mailadres gegenereerd waar jouw crediteur de factuur rechtstreeks naartoe kan laten mailen. Je kunt een alias aanmaken en dit koppelen aan je inkoopadres in Clientbox. Wanneer je crediteur een XML-bestand meestuurt, worden de factuurregels automatisch ingelezen.

Je kunt inkoopfacturen boeken in Euro’s, Amerikaanse Dollars en Engelse ponden. De op dat moment geldende wisselkoers wordt opgehaald zodat je weet wat een factuur je in Euro’s kost en andersom. Je stelt een algemene valuta in of je geeft op een relatie de voorkeur voor een bepaalde valuta aan.

Je kunt een kostencategorie aanmaken en de regels van je inkoopfactuur direct aan de juiste kostencategorie koppelen. Je kunt de voorkeur voor een kostencategorie per relatie aangeven in de voorkeuren. Ditzelfde geldt voor de valuta, het btw-tarief, de betalingstermijn en de betaalstatus. Heb je de voorkeuren eenmalig ingesteld? Dan klik je de inkoopfacturen zo door naar je boekhoudpakket.

Om een crediteur de factuur direct naar het pakket te laten versturen moet je deze autoriseren. Je selecteert bij de voorkeuren van de inkoopfacturen een relatie en geeft aan met welk e-mailadres deze crediteur facturen naar jou mag versturen. Wordt de factuur verstuurd met een adres dat niet bekend is in het systeem? Dan krijgt de verzender een melding dat ze niet gemachtigd zijn om facturen te versturen.

Je gebruikt een agenda van Office 365 of Gmail die je ook op je smartphone, watch en tablet hebt staan. Om te zorgen dat je vanuit iedere applicatie, op ieder gewenst device, je agenda in kunt zien en kunt bewerken koppel je de agenda eenmalig aan je Office of Gmail account en de synchronisatie is geregeld!

Iedere taak die je in de urenregistratie gebruikt kun je een eigen kleur geven. Wanneer jij aan een event in de agenda een bepaalde taak toewijst, zal je dus ook de ingestelde kleur terugzien in je agenda. Zo maak je de taak “afspraak” bijvoorbeeld grijs en “arbeid” oranje. Deze kleuren kun je per event overschrijven.

Gebruik jij je agenda ook privé? Dan maak je gebruik van privé events, deze worden in Clientbox voor je collega’s ook als privé gemarkeerd en de events zijn dan ook niet te bewerken. Je kunt in Clientbox een privé event aanmaken, maar ook de events van gekoppelde agenda’s worden voor je collega’s als privé gemarkeerd.

Je kunt ervoor kiezen om een dag, week of maand te selecteren en daar de geplande events te tonen. Daarnaast kun je een standaardweergave voor de week instellen. De volledige week van maandag tot en met zondag of je kiest voor een werkweek van maandag tot en met vrijdag.

Je geeft in de instellingen aan welke agenda’s van collega’s je wilt zien. Je kunt deze verbergen, maar ook een afwijkende kleur geven. Zo hou jij je scherm rustig, maar heb je wel de mogelijkheid om de agenda’s van je collega’s in te zien en te bewerken.

Je kunt de agenda gebruiken zonder dat je een koppeling met een agenda hoeft te leggen. Wanneer jij en je collega’s gebruikmaken van de Clientbox agenda hoef je deze dus niet te koppelen.