Clientbox

Efficiënt werken, inzicht creëren en tijd besparen

Jij wilt zo veel mogelijk tijd besteden aan je onderneming en zo min mogelijk aan zaken die niet direct omzet opleveren. Daarom wil je jouw administratieve- en bedrijfsprocessen zo efficiënt mogelijk inrichten, zoveel mogelijk tijd besparen en ondertussen inzicht creëren.

Met Clientbox werk je van lead naar factuur, als zzp’er of met een team. Jij bepaalt welke modules je wel en niet gebruikt, zo stel jij je eigen pakket samen en betaal je alleen voor wat je gebruikt.

CRM

Dat moment dat je niet meer precies weet wat je klant aan de telefoon tegen je heeft gezegd, of de afspraken die je met je klant hebt gemaakt niet meer helemaal helder hebt. Je hebt jezelf ondertussen ook al helemaal rot gezocht naar dat ene papier waarvan je zeker weet dat je het op had opgeschreven. Herken je dat?

Natuurlijk beheer je al je relatiegegevens in de module crm, maar daarnaast registreer je ook contactmomenten, gespreksverslagen en koppel je e-mails (SmartBCC). Zo bewaar jij de hele gepreksgeschiedenis en bespaar je tijd die je kwijt bent aan het zoeken van documenten of e-mails.

Offertes

De tijd van Excel en Word is voorbij, een offerte maken hoeft je niet veel tijd meer te kosten. Wanneer je een product of uurcode selecteert, verschijnt vooraf ingestelde informatie als titel, omschrijving en prijs direct op je offerte. Zo wordt het maken van een offerte wel heel makkelijk én bespaar je jezelf of je collega’s een hoop typewerk.

De uitstraling en inhoud van je PDF bepaal je helemaal zelf met onze uitgebreide huisstijl editor. Je klant accepteert je offerte online en zodra dit is gebeurd ontvangt degene die de offerte heeft verzonden een bevestigingsmail met de getekende offerte. Vervolgens maak je direct een opdracht of factuur aan.

Facturen

Niet langer nadenken over factuurnummers, btw-berekeningen en totaalbedragen. Met één klik facturen versturen en alle openstaande posten overzichtelijk bekijken en beheren. Je wordt automatisch herinnerd als één van je klanten zich niet aan de betalingstermijn heeft gehouden. Die betalingstermijn kan je overigens per klant af laten wijken.

Wanneer je een factuur verstuurd, wordt er ook een UBL-factuur meegestuurd in het bestandstype XML. Daarmee ben jij klaar voor de toekomst! Heb jij internationale klanten die in een andere valuta gefactureerd moeten worden? Stel het in op klantniveau, terwijl de financiële rapportage in je eigen valuta behouden blijft.

Tijdregistratie

Tijd is geld! Die stelling kennen we allemaal toch? Daarom wil je inzicht in je tijdsbesteding. De tijd die jij als zzp’er bezig bent om de klus te klaren of de tijd die je team bezig is om een project van a tot z te realiseren. Zodra je uren “verkoopt” is het al lastig zat om vooraf in te schatten hoe lang je ergens over gaat doen, laat staan dat je kunt onthouden hoeveel tijd je exact besteed hebt. Wat denk je daarnaast van alle kwartiertjes die je laat liggen?

Inzicht in tijdsbesteding geeft waardevolle informatie om de volgende keer een betere inschatting te maken, of een nacalculatie te maken. Je registreert je uren alleen of met collega’s. In teamverband laat je de uren indienen en goedkeuren door een teamleider (of niet), om ze vervolgens door te factureren. Met enkele klikken gaat er geen minuut meer verloren!

Inkoopfacturen

Als ondernemer maak je (meestal) ook kosten. Die kosten moeten verwerkt worden in je administratie, wel zo handig als je inkoop en verkoop in één systeem kunt gebruiken en meteen het resultaat van je onderneming kunt zien.

Je sleept een factuur of bon direct in Clientbox of verstuur deze naar je Clientbox e-mailadres. Geef je leverancier toestemming om de factuur direct te mailen, stel standaard een kostencategorie, btw percentage en type in en bespaar jezelf een hoop tijd! Inkomende facturen betaal je eenvoudig met de export van een SEPA-bestand. Ontvang je een UBL? Dan hoef je de boeking alleen nog te controleren, alle informatie wordt automatisch verwerkt.

Abonnementen

Voer jij op terugkerende basis werkzaamheden uit voor je klanten of heb je een product of dienst die periodiek gefactureerd moet worden? Dan maak je hiervoor een abonnement aan. Een abonnement kent een periode, een startdatum en een frequentie, of je geeft aan dat het abonnement een aantal keer uitgevoerd moet worden.

Aan een abonnement is een actie gekoppeld, zo bepaal jij afhankelijk van de modules die je gebruikt, of er een opdracht van het abonnement wordt aangemaakt of dat er direct een factuur in concept wordt klaargezet. Je kunt abonnementen tussentijds pauzeren of opzeggen.

Producten

Je wilt op je offertes, facturen, modules en opdrachten niet steeds dezelfde informatie invoeren. Zo heb je voor je werkzaamheden en bepaalde of alle producten een omschrijving die je niet steeds verandert. Daarom maak jij binnen deze module je product aan en bepaal je een vaste of een variabele prijs met een marge advies. Een product koppel je aan een productgroep die je vervolgens meteen aan je boekhoudpakket koppelt. Op die manier komt jouw verkoop direct op de juiste omzetrekening terecht.

Maak jij van meerdere losse producten één nieuw product? Dan maak je gebruik van gecombineerde producten!

Medewerkers (HRM)

Je registreert eenvoudig zakelijke- en privégegevens van je medewerkers in de module HRM. Je bepaalt hier meteen of een medewerker toegang krijgt door een gebruikersaccount voor ze aan te maken. Wanneer je een gebruikersaccount hebt aangemaakt bepaal jij welke modules ze wel en niet mogen gebruiken en op module niveau wat ze wel en niet mogen. Daarnaast beheer je meteen de contracten van je medewerkers en de kostprijs per uur zodat jij precies weet hoeveel een medewerker oplevert of kost!

Verder stel je binnen deze module teams samen en wijs je een teamleider aan het team toe. Teamleiders hebben meer rechten dan gewone gebruikers en mogen onder andere uren van de medewerkers in het team goedkeuren.

Opdrachten (BETA)

Maak je lopende werkvoorraad inzichtelijk en raak geen uren meer kwijt met de module opdrachten. Een opdracht stel je zelf samen op basis van uurcodes en producten gedurende de werkzaamheden of een opdracht komt voort uit een offerte. Je ziet meteen de resultaten in het dashboard van de opdracht. Wanneer je de module urenregistratie gebruikt kun je ook uren op een opdracht boeken en deze tussentijds factureren.

Je kunt bij een opdracht een status opgeven. Je kunt het verloop van een opdracht afstemmen op je workflow door statussen toe te voegen en de volgorde hiervan te bepalen. Koppel je medewerkers die aan een opdracht moeten werken direct aan de opdracht en stel ze hiervan op de hoogte per mail!

Deze module kun je alvast gebruiken. We zijn deze nog aan het ontwikkelen, daarom gebruik je deze gratis. Heb jij verbeterpunten of tips? Stuur ze naar support@clientbox.nl

Heb je een paar minuten? Meld je dan gratis aan!

Je hoeft geen rekeningnummer op te geven want je probeert Clientbox écht 14 dagen helemaal gratis. Heb jij na je aanmelding vragen? We helpen je graag, mail support@clientbox.nl of bel 085 130 4373

Probeer 14 dagen gratis