Urenregistratie transport

Wat is urenregistratie transport?

Weet jij nog wat je vorige week woensdag om 3 uur ‘s middags hebt gedaan? Grote kans dat je hiervoor je agenda, notities of (bij voorkeur) je CRM-systeem erbij moet nemen om het te controleren. En daarmee heb je eigenlijk direct de essentie van een goede urenregistratie te pakken! Hiermee creëer je namelijk inzicht in gewerkte uren. Voor welke klant je hebt gewerkt, wat je precies hebt uitgevoerd en natuurlijk wanneer je dit hebt gedaan.

Waarom urenregistratie transport?

Het belang van een goede urenregistratie voor transportbedrijven werkt eigenlijk twee kanten op. Enerzijds is het de basis van je eigen administratie. Anderzijds zorgt het voor de juiste verantwoording richting je klant.

Je eigen administratie

Als je werk hebt gedaan wil je hier ook voor betaald worden toch? Dit doe je door een factuur te sturen naar je klant. Maar hoe weet je wat je precies moet factureren en welk bedrag hier tegenover moet staan?

We kunnen dit het beste uitleggen met een voorbeeld. Stel je bent een vrachtwagenchauffeer en je wordt gebeld voor een spoedrit. Je gaat er direct mee aan de slag en zorgt het product op de juiste plaats van bestemming komt. Uiteindelijk ben je er drie uur mee bezig geweest. Alleen je moet verder, die factuur komt later wel! Je schrijft daarom de naam van de klant en de tijd die je hebt besteed in je agenda en gaat door naar de volgende klus.

Op basis van je agenda kun je later je administratie gaan bijwerken. Je voert de klant in en de gewerkte tijd breng je in rekening. En hierbij houden we nog geen rekening met bijvoorbeeld reiskosten etc. Raak je jouw agenda kwijt? Dan heb je hopelijk een ijzersterk geheugen, want anders weet je nooit meer precies hoeveel werkzaamheden je moet berekenen en waar je nog een factuur voor moet sturen.

Ten slotte is er nog het inzicht in je administratie. Ben je bijvoorbeeld ondernemer en gaat bovenstaande voorbeeld om een werknemer? Dan wil je graag weten hoeveel tijd je werknemer aan deze klus heeft besteedt. Op de lange termijn krijg je inzicht in hoeveel tijd je werknemers nodig hebben voor bepaalde werkzaamheden en kun je controleren of je hier wel de juiste kosten voor in rekening brengt richting je klanten.

Verantwoording richting je klant

Gelukkig vragen niet alle klanten om een urenspecificatie. Maar het komt heel regelmatig voor! En dit is ook logisch natuurlijk. Een klant moet een factuur betalen, dan wilt hij/zij ook graag weten wat hier precies voor is gedaan. Je urenregistratie van werknemers vormt hierbij de basis. Wanneer alle gewerkte uren netjes worden bijgehouden kun je de gevraagde informatie altijd en overal terugvinden.

Bijhouden urenregistratie transport

Je weet nu waarom het belangrijk is om je urenregistratie op orde te hebben. Maar hoe kun je een urenregistratie bijhouden? We hebben het al even benoemd, maar bij voorkeur wordt de urenregistratie van werknemer online gedaan. Dit biedt eigenlijk alleen maar voordelen, namelijk:

• Je urenregistratie is elk moment van de dag inzichtelijk;
• Je hebt niets nodig, alleen een smartphone/tablet/laptop met internet;
• Je gegevens worden veilig opgeslagen, waarmee je de kans op verlies verkleint;
• Met het juiste systeem wordt de kans op fraude minimaal of zelfs uitgesloten.

Ons advies is om een compleet pakket te gebruiken voor je urenregistratie en administratie. Neem bijvoorbeeld Clientbox als voorbeeld. Hiermee heb je één tool om een offerte uit te brengen, uren te registreren en je factuur te versturen. Bovendien zijn systemen als Clientbox aan te passen naar je behoeften. Wil je alleen uren registreren? Dan betaal je niet voor functionaliteiten die je niet gebruikt of nodig hebt.