Urenadministratie voor werknemers is tegenwoordig bijna onmisbaar. Zeker in de huidige tijd, waarin er steeds meer sprake is van thuis- en flexwerken wordt er gefactureerd of verloond op basis van gewerkte uren. Daarnaast biedt het belangrijke inzichten voor jou als ondernemer. Toch wordt het vastleggen van gewerkte uren als last gezien en een taak die ‘makkelijk achteraf kan’. In dit artikel vertellen we je alles over het begrip urenadministratie en waarom dit essentieel is voor elke onderneming!
Online urenadministratie
Wat is online urenadministratie?
Weet jij nog wat je vorige week woensdag om 3 uur ‘s middags hebt gedaan? Grote kans dat je hiervoor je agenda, notities of (bij voorkeur) je CRM-systeem erbij moet nemen om het te controleren. En daarmee heb je eigenlijk direct de essentie van een goede urenadministratie te pakken! Hiermee creëer je namelijk inzicht in gewerkte uren. Voor welke klant je hebt gewerkt, wat je precies hebt uitgevoerd en natuurlijk wanneer je dit hebt gedaan.
Waarom online urenadministratie?
Het belang van een goede online urenadministratie van werknemers werkt eigenlijk twee kanten op. Enerzijds is het de basis van je eigen administratie. Anderzijds zorgt het voor de juiste verantwoording richting je klant.
Je eigen administratie software
Als je werk hebt gedaan wil je hier ook voor betaald worden toch? Dit doe je door een factuur te sturen naar je klant. Maar hoe weet je wat je precies moet factureren en welk bedrag hier tegenover moet staan?
We kunnen dit het beste uitleggen met een voorbeeld. Stel je bent een installateur en je wordt gebeld voor een storing in een CV-ketel. Je gaat direct langs, stelt het probleem vast en weet dit direct te repareren. Uiteindelijk ben je er één uur mee bezig geweest. Alleen je moet verder, die factuur komt later wel! Je schrijft daarom de naam van de klant en de tijd die je hebt besteed in je agenda en gaat door naar de volgende klus.
Op basis van je agenda kun je later je administratie gaan bijwerken. Je voert de klant in en de gewerkte tijd breng je in rekening. En hierbij houden we nog geen rekening met gebruikte materialen, reiskosten, etc. Raak je jouw agenda kwijt? Dan heb je hopelijk een ijzersterk geheugen, want anders weet je nooit meer precies hoeveel werkzaamheden je moet berekenen en waar je nog een factuur voor moet sturen.
Ten slotte is er nog het inzicht in je administratie. Ben je bijvoorbeeld ondernemer en gaat bovenstaande voorbeeld om een werknemer? Dan wil je graag weten hoeveel tijd je werknemer aan deze klus heeft besteedt. Op de lange termijn krijg je inzicht in hoeveel tijd je werknemers nodig hebben voor bepaalde werkzaamheden en kun je controleren of je hier wel de juiste kosten voor in rekening brengt richting je klanten.
Verantwoording richting je klant
Gelukkig vragen niet alle klanten om een urenspecificatie. Maar het komt heel regelmatig voor! En dit is ook logisch natuurlijk. Een klant moet een factuur betalen, dan wilt hij/zij ook graag weten wat hier precies voor is gedaan. Je urenadministratie van werknemers vormt hierbij de basis. Wanneer alle gewerkte uren netjes worden bijgehouden kun je de gevraagde informatie altijd en overal terugvinden.
Hoe urenadministratie bijhouden?
Je weet nu waarom het belangrijk is om je urenadministratie op orde te hebben. Maar hoe kun je een urenadministratie bijhouden? We hebben het al even benoemd, maar bij voorkeur wordt de urenadministratie van werknemer online gedaan. Dit biedt eigenlijk alleen maar voordelen, namelijk:
- Je urenregistratie is elk moment van de dag inzichtelijk;
- Je hebt niets nodig, alleen een smartphone/tablet/laptop met internet;
- Je gegevens worden veilig opgeslagen, waarmee je de kans op verlies verkleint;
- Met het juiste systeem wordt de kans op fraude minimaal of zelfs uitgesloten.
Ons advies is om een compleet pakket te gebruiken voor je online urenadministratie en registratie. Neem bijvoorbeeld Clientbox als voorbeeld. Hiermee heb je één tool om een offerte uit te brengen, uren te registreren en je factuur te versturen. Bovendien zijn systemen als Clientbox aan te passen naar je behoeften. Wil je alleen uren registreren? Dan betaal je niet voor functionaliteiten die je niet gebruikt of nodig hebt.
Clientbox 14 dagen gratis proberen?
Wil je vandaag nog starten met een foutloze urenregistratie voor werknemers? Begin dan vandaag nog met je proefperiode van Clientbox. Je kunt alle functies 14 dagen lang proberen, helemaal gratis! Je hoeft zelfs geen betalingsgegevens in te voeren, je kunt zo beginnen.
Is urenregistratie voor werknemers verplicht?
Het korte antwoord is ja. Als werkgever in Nederland ben je verplicht de arbeids- en rusttijden van je werknemers te registreren. Ook ziekte- en vakantie-uren moeten worden geregistreerd. Dit valt onder de Arbeidstijdenwet. Bij het niet naleven van de registratieverplichting loop je als werkgever dus het risico op het ontvangen van een fikse boete, die kan oplopen tot €83.000.
Een kleine nuance hierbij is dat er in de Arbeidstijdenwet niet wordt vermeld waar het registratiesysteem aan moet voldoen. Gekscherend gezegd is het bijhouden van begin- en eindtijden, pauzes en verlof op een stuk papier al voldoende. Toch raden wij alle ondernemers en organisaties sterk aan om gebruik te maken van urenregistratie voor werknemers, vanwege alle bijkomende voordelen!