Eindeloze mailwisselingen waar jij in CC staat, of juist mailwisseling waar jij niets van weet. In teamverband kan het doorgeven van informatie per e-mail best een uitdaging zijn. Een gedeelde mailbox is in dat geval handig. Daarom hebben wij de ticket module ontwikkelt. Dat is één gedeelde mailbox, waar alle mails in terecht komen. Als er een mail binnenkomt, wijs je een verantwoordelijke uit je team aan, maak je interne notities om zaken te overleggen en nog handiger: jij kan altijd terugvinden wat er besproken is!
Gedeelde mailbox
Informatie delen in een gedeelde centrale mailbox
Het kan ons natuurlijk ook allemaal gebeuren dat we onverwachts afwezig zijn. Maar wat je dan niet wil is dat je werkzaamheden volledig blijven liggen. Je collega’s kunnen je vast helpen om het af te ronden en klanten tevreden te houden. Maar als er niemand is die niets weet van de gemaakte afspraken, wordt het een stuk lastiger om er mee aan de slag te gaan. Door contactmomenten vast te leggen in een gedeelde omgeving wordt dit getackeld. Deze omgeving is natuurlijk de ticket module binnen Clientbox.
Tip: wil je weten wat een ticketsysteem is? Klik op de link om het artikel te lezen.
Hoe werkt een gedeelde mailbox?
In de basis werkt een ticketbox precies hetzelfde als een mailbox. Je klant mailt gewoon naar een algemeen mailadres en de mail komt binnen in de ticketbox. Het verschil is dat het een gedeelde mailbox is, waar je collega’s toegang tot hebben. Reacties van de klant en jou komen overzichtelijk in één ticket te staan. Zo kunnen collega’s dus altijd kijken wat de stand van zaken is en wat er is afgesproken.
Samenwerken door de gedeelde mailbox
Sommige vragen vanuit klanten kan je misschien niet helemaal zelf oppakken. Daar heb je iemand voor nodig vanuit je team. Met een interne notitie kan je naar je collega schrijven wat je nodig hebt en onderling contact houden over de stand van zaken. Zo komt het contact pas als er wat nodig is en is niemand vanaf het begin onderdeel van een lange CC mail. Veel beter en overzichtelijker!
Gratis Clientbox proberen
Wil je zelf eens ervaren hoe het is om te mailen in een gedeelde mailbox met je collega’s? Probeer het dan nu 14 dagen gratis.