Op zijn 20e werd Bart van de Velde penningmeester van V.V. NOAD’67 en werd daarmee het jongste bestuurslid ooit. Hij stopte met de administratie via Excel en koos voor tijdsbesparing, gemak en inzicht. Wij vroegen ‘m naar deze automatiseringsslag.

20 jaar en penningmeester. Hoe ging dat?

‘’Zoals iedereen bij NOAD’67 voel ik mezelf betrokken bij de club. Oké, misschien iets meer dan een ander, maar ik vind het leuk om te doen. Met 254 leden en 60 sponsoren hebben we een gezellige club mensen bij elkaar waar het ons kent ons-gevoel sterk aanwezig is. Op m’n 18e ben ik gestart met het geven van training aan de jeugd, ik help in de keuken, sta achter de bar en pak nu ook al 3 jaar de taak als penningmeester op mij.’’

Welk takenpakket heb je als penningmeester?

‘’Eigenlijk alles wat met geld te maken heeft. Het innen van de jaarlijkse contributiegelden, inkopen doen voor de kantine, betalen van salarissen, facturatie naar sponsoren en dan heb je nog de dingetjes die tussendoor komen, zoals het regelen van een bloemetje wanneer iemand afscheid neemt. ‘’

Je werkt als assistent-accountant bij WEA. Is dat een voordeel voor het penningmeesterschap?

‘’Ja, zeker. Dat scheelt een wereld. De vorige penningmeester was minder bedreven en deed alles handmatig via Excel. Toen ik zijn functie overnam, zijn er flink wat dingen veranderd. Zo gingen alle Excel-bestanden en -sheets zo snel mogelijk de deur uit, kwam er een pin in de kantine, werd de contributie-inning via de KNVB gedaan en kwam Clientbox in beeld.’’

Waar gebruik je Clientbox precies voor?

‘’Vooral voor de facturatie richting onze sponsoren. Neem bijvoorbeeld onze bordsponsoren. Zij betalen elk jaar een x bedrag. Voorheen werd de factuur naar al deze sponsoren handmatig gemaakt in Excel, werden ze een voor een opgeslagen in pdf en verstuurd via mail. Nou, doe dat 60x en ik kan je vertellen, dat ben je snel beu. Nu met Clientbox heb ik het zo ingesteld dat ieder jaar op 1 september automatisch een factuur wordt gestuurd naar alle sponsoren met hun eigen sponsorpakket (abonnement). Dat is niet alleen makkelijk, maar het ziet er ook een stuk professioneler uit. Sponsoren vallen het ook op. Dat is leuk!’’

Hoeveel tijd bespaar je hiermee?

‘’Ik denk dat ik toch wel 3 uur bezig was en nu met Clientbox maar een kwartier. Het instellen van alle abonnementen kostte even wat tijd, ik denk 1,5 uur in totaal, maar dat is 1x. Het is nu alleen nog maar controleren of alles klopt en kijken of er geen sponsoren bij zijn gekomen of zijn afgevallen. Daarnaast hoef je ook niet meer bij te houden welke facturen nog openstaan. Je ziet precies wie heeft betaald en wie niet. Als je alles via Excel en e-mail had gedaan, had je daar weer een aparte Excel voor moeten aanmaken. Dat is toch drama, haha.’’

Is dat alles wat je met Clientbox doet?

‘’Nee, we gebruiken het ook voor ons relatiebeheer. Zo hebben we per sponsor alle contactgegevens snel bij de hand en weten we precies wie er op welke dag jarig is. Dat is weer handig voor het sturen van een kaartje.’’

Kortom, NOAD’67 kan niet meer zonder Clientbox. 😉

‘’Inderdaad! We maken het op deze manier een stuk makkelijker voor onszelf en we hebben meer inzicht in onze kasstroom. Zo weet ik bijvoorbeeld nu al wat er in 2022 aan sponsorgeld kan binnenkomen en dat is weer makkelijk voor het opstellen van je begroting. Clientbox is wat mij betreft dus zeker een tip voor andere verenigingen!’’

Volg jij de tip van Bart op? Weet dan dat Clientbox voor verenigingen, stichtingen en clubs ook nog eens gratis te gebruiken is. Is dat eens fijn!