Clientbox
Kennisbank

Kennisbank

Instellingen

Kan ik mijn e-mailhandtekeningen wijzigen?

Wanneer je een offerte, factuur, herinnering of aanmaning verstuurt naar een relatie kan je een handtekening in de e-mail plaatsen. Het is mogelijk om een persoonlijke e-mailhandtekening in te stellen, welke automatisch wordt toegevoegd bij het verzenden van de genoemde e-mailberichten. In dit artikel leggen we uit hoe je een e-mailhandtekening in je profiel eenvoudig kunt wijzigen of aanmaken.

E-mailhandtekeningen beheren

Klik op ‘Beheer’. Deze kun je onderaan de lijst met modules vinden, aan de linkerkant van je scherm.

Module beheer openenBij ‘Beheer’ vind je onder de noemer ‘Systeem’ het onderdeel ‘E-mailhandtekeningen’, hier klik je op.

Emailhandtekeningen openen vanuit module beheerJe vind hier alle e-mailhandtekeningen die binnen je profiel gebruikt kunnen worden. Bovendien kun je zien wanneer deze handtekeningen zijn aangemaakt, maar ook wanneer deze voor het laatst zijn aangepast. Bij het aanmaken van je profiel wordt er een standaard e-mailhandtekening gemaakt op basis van je bedrijfsnaam, ook deze kun je wijzigen.

Overzicht e-mailhandtekeningen

E-mailhandtekening aanpassen

Om een bestaande e-mailhandtekening aan te passen klik je op het potlood icoontje wat verschijnt aan de rechterkant van deze handtekening.

Emailhandtekening aanpassenEr verschijnt een scherm met als titel ‘E-mailhandtekening bewerken’. Hier kun je als eerste een medewerker selecteren waar je de handtekening voor wilt aanpassen. Het is niet verplicht om een medewerker te selecteren, je kunt namelijk meerdere handtekeningen aanmaken die je bij de e-mailberichten van offertes en facturen kunt koppelen. In dit geval is er slechts één werknemer, we kiezen in het voorbeeld voor deze werknemer. Hierbij wordt ook automatisch de ‘Afzender naam’ ingevuld, inclusief het bijbehorende e-mailadres van deze werknemer.

Emailhandtekening medewerker selecterenOnder het kopje ‘Bericht’ kunnen we vervolgens een passende e-mailhandtekening toevoegen. Hierbij kan gebruikt worden van standaard tekst opmaak. Zo kan tekst vetgedrukt worden, maar ook doorgehaald of uitgelijnd worden. Zo kun je contactgegevens meer opvallend maken, of bijvoorbeeld een boodschap toevoegen aan je e-mail.

Emailhandtekening bericht wijzigenHeb je verstand van HTML? Dan kun je er ook voor kiezen om de bron code van het e-mailbericht aan te passen. Klik hiervoor op de haakjes om de editor te openen.

Emailhandtekening broncode openen

Er opent zich een extra scherm om de bron code (source code) te wijzigen. Hier kun je HTML elementen aanpassen om je bericht te wijzigen. In dit geval kiezen we hier niet voor en drukken we op ‘Cancel’ om terug te keren naar het aanpassen van de e-mailhandtekening.

Emailhandtekening broncode wijzigenDruk op ‘Opslaan’ om je wijzigingen te bewaren. Deze worden nu automatisch geplaatst wanneer er een offerte, factuur, herinnering of aanmaning wordt verstuurd naar je relaties!

Een nieuwe e-mailhandtekening aanmaken

Het is ook mogelijk om een nieuwe e-mailhandtekening aan te maken. Klik hiervoor in het overzicht met e-mailhandtekeningen op het + teken rechts bovenin beeld, waarbij de tekst ‘E-mailhandtekening aanmaken’ verschijnt.

Emailhandtekening aanmakenEr verschijnt een scherm met als titel ‘E-mailhandtekening aanmaken’. Vervolgens kun je een medewerker selecteren. Let op: je kunt alleen medewerkers toevoegen die een gebruikersaccount hebben. In dit voorbeeld is er slechts één medewerker beschikbaar. Zijn of haar contactgegevens worden automatisch ingevuld.

Emailhandtekening medewerker selecterenOnder de noemer ‘Bericht’ kunnen we vervolgens een passende e-mailhandtekening toevoegen, net als bij het aanpassen van een bestaande e-mailhandtekening. Hierbij kan gebruikt gemaakt worden van standaard tekstopmaak. Zo kan tekst vetgedrukt worden, maar ook doorgehaald of uitgelijnd worden. Zo kun je contactgegevens meer laten opvallen, of bijvoorbeeld een boodschap toevoegen aan je e-mail.

Emailhandtekening bericht wijzigenHeb je verstand van HTML? Dan kun je er ook voor kiezen om de bron code van het e-mailbericht aan te passen. Klik hiervoor op de haakjes om de editor te openen.

Emailhandtekening broncode openenEr opent zich een extra scherm om de bron code (source code) te wijzigen. Hier kun je HTML elementen aanpassen om je bericht te wijzigen. In dit geval kiezen we hier niet voor en drukken we op ‘Cancel’ om terug te keren naar het aanpassen van de e-mailhandtekening.

Emailhandtekening broncode wijzigenDruk op ‘Opslaan’ om je wijzigingen te bewaren. Je koppelt je handtekening aan een e-mailbericht bij beheer en dan de instelling ‘E-mailberichten’ onder offerte en factuur. Zo bepaal je werlke e-mailhandtekening automatisch wordt geplaatst wanneer er een offerte, factuur, herinnering of aanmaning wordt verstuurd.