Clientbox
Kennisbank

Kennisbank

Offertes

How-to: offerte template aanpassen

Wanneer je een offerte verstuurd naar een (potentiƫle) klant wil je natuurlijk zo professioneel mogelijk overkomen. Om de opmaak van je offertes aan te passen naar de huisstijl van je onderneming is het mogelijk om het template van je offerte aan te passen. In deze how-to leggen we stap-voor-stap uit hoe je dit kunt doen!

Open de module ‘Beheer’ aan de linkerkant van het scherm. Deze staat onder de actieve modules met een klein tandwiel icoon.

Module beheer openenOnder de noemer ‘Offerte’ vind je het onderdeel ‘PDF templates’. Hier vind je de aanwezige templates die bij het gebruik van de module offertes ingesteld kunnen worden.

PDF templates openen voor offertes in beheerJe ziet nu een overzicht met de aanwezige templates. Er zijn twee templates aanwezig:

  • Offerte: dit is het basis template voor het opmaken van een offerte. (de eerste pagina)
  • Offerte – vervolg: dit is het template voor vervolg pagina’s voor het opmaken van offertes. Wanneer een offerte bestaat uit meer dan 1 pagina worden de vervolgpagina’s opgemaakt volgens dit template.

We beginnen met het aanpassen van het basis template. Klik hiervoor op ‘Offerte’.

Offerte template openen om te bewerken

Blokken in- of uitschakelen

Binnen een offerte template zie je aan de rechterkant de beschikbare blokken. Onder ‘Toon blokken’ staan de blokken weergegeven, ingeschakelde blokken zijn aangeduid met een blauw vinkje. Door vinkjes weg te halen of juist aan te klikken kun je blokken (en dus gegevens) in- of uitschakelen. Wanneer je een blok in- of uitschakelt zie je dit direct in de voorbeeldpagina veranderen.

Gegevens in- of uitschakelen

Gegevens bewerken

Van de ingeschakelde blokken kun je per blok de gegevens bewerken. Je kunt dus precies instellen welke gegevens je wilt tonen, bovendien kun je hierbij ook de opmaak wijzigen. Om de gegevens te bewerken ga je met de cursor over het blok heen, er verschijnt vervolgens een blauwe knop met een potlood icoon. Klik hierop om de gegevens te wijzigen.

Gegevens bewerken potlood icoon

Er verschijnt een scherm, hier kun je de gegevens van het gekozen blok aanpassen. In dit geval hebben wij het blok ‘Mijn gegevens’ geopend, vandaar dat we in het bovenste gedeelte de opmaak van ‘Mijn gegevens’ kunnen wijzigen. Zo kun je het lettertype, de letter grootte, letter dikte en de regelafstand van deze gegevens instellen.

Onder ‘inhoud’ kun je de samenstelling van de gegevens wijzigen. Onder ‘Beschikbare variabelen’ aan de linkerkant kun je variabelen invoegen door hierop te klikken, deze wordt vervolgens onderaan de lijst aan de rechterkant ingevoegd. Met de blauwe pijltjes naast de ingeschakelde gegevens kun je de volgorde wijzigen door te slepen met de blokken. Klik op het blauwe vuilnisbak icoon om gegevens te verwijderen uit het blok.

Mijn gegevens modalKlik op opslaan om de gemaakte wijzigingen te bewaren. Je ziet nu de gegevens realtime veranderen in het voorbeeld. Zo kun je direct controleren of de opmaak van de offerte naar wens is.

Blokken verplaatsen

Je kunt de opmaak van je template(s) helemaal eigen maken door blokken te verslepen. Dit werkt met een simpel drag & drop systeem. Klik op een blok en houd de muisknop ingedrukt. Vervolgens kun je het blok verplaatsen naar elke gewenste locatie binnen het template. Bij het verslepen van een blok veranderd je cursor in een plus icoon, zo weet je zeker dat je een blok aan het verplaatsen bent!

Blokken verslepen in template

Een voorbeeld bekijken

Nadat je de gewenste wijzigingen hebt aangebracht kun je controleren of het template zo naar wens is. Dit kun je doen door een voorbeeld versie van het template te bekijken. Je kunt een voorbeeld pdf bekijken door in de rechter bovenhoek te klikken op ‘Bekijk voorbeeld pdf’.

Bekijk voorbeeld pdf

Er opent een nieuw tabblad waarin een voorbeeld van het template wordt getoond met test inhoud, zoals debiteurgegevens en ingevoerde regels. Controleer of de opmaak is zoals gewenst en je kunt het tabblad vervolgens sluiten.