Clientbox
Kennisbank

Kennisbank

Instellingen

How-to: algemene voorwaarden standaard toevoegen aan een offerte

‘Op deze offerte zijn onze algemene voorwaarden van toepassing’

Een gangbare zin bij het ontvangen van een offerte. Het is dan ook vrij normaal dat de algemene voorwaarden standaard worden toegevoegd bij het versturen van een offerte. In deze how-to laten we zien hoe je standaard bijlages toevoegt bij het verzenden van een offerte vanuit Clientbox.

Je kiest voor de module ‘Beheer’. Deze vind je als laatste in het menu met de andere modules.

Module beheer openenOnder “Offerte” klik je op ‘E-mailberichten’ om de standaard e-mailberichten bij het verzenden van een offerte te bekijken.

Emailberichten openen onder offerteIn dit geval gaan we de bijlage die verzonden wordt bij de standaard e-mail ‘Offerte verzenden’ toevoegen. We doen dat door hier een standaard bijlage (in dit geval algemene voorwaarden) aan toe te voegen.

Om het bestaande e-mailbericht te openen klik je op de naam van het bericht, in dit geval is dat ‘Offerte verzenden’.

Emailbericht openen onder offerteOnder de kolom ‘Offerte verzenden’ zien we het kopje ‘Standaard bijlagen’. Hier kunnen we de algemene voorwaarden toevoegen, zodat deze standaard worden meegestuurd wanneer er een offerte wordt verzonden. Om de algemene voorwaarden toe te voegen klikken we op ‘bestanden toevoegen’.

Bestand toevoegen aan emailbericht offerteVervolgens kun je een document kiezen op je desktop, laptop of tablet. Hierbij kun je kiezen voor een pdf, png of jpeg bestand. Klik op ‘open’ en het bestand wordt in Clientbox geplaatst.

Algemene voorwaarden toevoegen aan emailberichtKlik vervolgens op ‘Uploaden’ om het document toe te voegen aan het e-mailbericht. Er verschijnt een statusbalk en na enkele seconden is het bestand geĆ¼pload.

Bestand uploaden bij emailberichtHet document wordt nu standaard toegevoegd aan het e-mailbericht ‘Offerte verzenden’. Je kunt vervolgens met de blauwe iconen:

  • Het document downloaden;
  • Het document online bekijken;
  • Het document verwijderen.

Het is uiteraard ook mogelijk om meerdere documenten standaard toe te voegen aan een e-mailbericht zoals het verzenden van een offerte. Denk hierbij aan promotioneel materiaal zoals logo’s, afbeeldingen of zelfs folders. Je kunt naar eigen wens extra bestanden toevoegen via bovenstaande methode.