Clientbox
Kennisbank

Kennisbank

Instellingen

Hoe pas ik standaard e-mailberichten aan?

Wanneer je met meerdere gebruikers werkt in Clientbox kun je gebruik maken van het delen van contactmomenten en gespreksverslagen of het vermelden van een gebruiker in een contactmoment of gespreksverslag. Wanneer je een gebruiker vernoemt of een bericht deelt dan ontvangt deze gebruiker hiervan een e-mail. Deze e-mailberichten hebben een standaard format, maar deze kun je zelf aanpassen.

Om deze e-mailberichten aan te passen ga je naar de module ‘Beheer’, deze kun je vinden aan de linkerkant onder de andere modules.

Module beheer openenJe ziet nu een overzicht met alle instellingen. Om je e-mailberichten te wijzigen ga je naar de noemer ‘Systeem’ en klik je op ‘E-mailberichten’.

Emailberichten instellingenIn het overzicht zien we de standaard e-mailberichten, zoals ingesteld bij het aanmaken van een nieuw profiel. Er worden op dit moment e-mailberichten verstuurd bij een vermelding in een notitie, contactmoment of gespreksverslag. Ook kan je bij het aanmaken van een contactmoment optioneel aangeven of een (of meerdere) gebruikers op de hoogte gesteld moeten worden per e-mail. Om het e-mailbericht aan te passen klikken we op het potlood icoon.

Emailberichten aanpassen potlood icoonEr opent een scherm waar het e-mailbericht bewerkt kan worden. Onder het bovenste kopje, de titel van het formulier, vin je een aantal vaste velden die aangepast kunnen worden:

  • Onderwerp: het onderwerp van de e-mail, hier kan naar behoeven een eigen onderwerp worden ingevuld.
  • CC/ BCC: in de velden CC en BCC kunnen respectievelijk extra ontvangers en blinde ontvangers worden toegevoegd. Meer informatie over CC en BCC en het verschil hierin kun je online vinden.
  • Afzender naam: vul hier de naam in van de afzender, in de meeste gevallen is dit de naam van je onderneming of organisatie.
  • Afzender e-mailadres: hier kun je het e-mailadres van de afzender invullen, zoals door de ontvanger te zien wanneer hij/zij de e-mail ontvangt.

Modal e-mailbericht aanpassenOnder de noemer ‘Bericht’ kun je vervolgens het e-mailadres bewerken, uitbreiden of onderdelen verwijderen. Het e-mailbericht is opgebouwd uit vaste tekst en variabele velden. Een variabel veld herken je door de dubbele accolade tekens aan het begin en aan het einde van zo’n veld. Zo openen de e-mailberichten met:

Beste {{general_recipient}},

Je ziet aan de dubbele accolades aan het begin vanĀ general_recipient dat dit een variabel veld is. Je kunt deze variabelen ook naar eigen wens toevoegen en aanpassen. Onder het kopje ‘Beschikbare variabelen’ kun je namelijk alle variabele velden vinden die je kunt invoegen. Klik op een categorie (zoals ‘Algemeen’ of ‘Mijn gegevens’) om een dropdown te openen, vervolgens kun je elke gewenste variabele aanklikken om deze in te voegen in het e-mailbericht.

Beschikbare variabelen in een emailbericht

Klik op ‘Opslaan’ om de gemaakte wijzigingen op te slaan en je e-mailbericht wordt voortaan met de laatste wijzigingen verzonden. Wil je weten hoe je e-mailbericht er uitziet voordat deze in gebruik genomen gaat worden? Zet dan een vinkje voor het vak ‘Stuur mij een test e-mail’. Je ontvangt vervolgens een test e-mail om de laatste wijzigingen te kunnen controleren. Zo kun je direct zien of de variabele velden goed worden weergegeven.

Test email aanvinken