Clientbox
Kennisbank

Kennisbank

Dashboard

Hoe registreer ik een contactmoment?

Wanneer je wordt gebeld, gemaild of geappt door een relatie is het wel zo makkelijk om dit te registreren. Je kunt zo makkelijk je contactmomenten terugvinden, bovendien kun je gemaakte afspraken of besproken onderwerpen makkelijk opzoeken. In dit artikel laten we zien hoe je zo’n contactmoment registreert.

Je kunt op twee verschillende manieren een contactmoment registreren:

  1. Via het navigatiemenu boven in beeld
  2. Op een relatie binnen de module CRM

1. Contactmoment registreren via het navigatiemenu

Naast het zoekveld vind je een plusje waar, nadat je erop klikt, een aantal mogelijkheden verschijnen. Eén van de mogelijkheden die je ziet is het aanmaken van een contactmoment.

Notitie via plus teken boven in beeld

2. Contactmoment registreren op een relatie binnen de module crm

Om een contactmoment te registreren op een relatie klik je op de gewenste relatie of gebruik je de zoekfunctie. In het overzicht kun je klikken op het + teken onder ‘Activiteiten’. Er verschijnt vervolgens een menu, klik vervolgens op ‘Contactmoment toevoegen’.

Contactmoment toevoegen op een relatie

Een contactmoment registreren

Er verschijnt in beide gevallen een modal voor het aanmaken van een contactmoment. Als eerste kun je hier een relatie selecteren. Voeg je een contactmoment toe vanuit een relatie binnen de module CRM, dan is de relatie al geselecteerd.

Kies je hier voor een relatie dat een bedrijf is, dan kun je ook kiezen met welke contactpersoon je een contactmoment hebt gehad. Let op: je kunt hierbij dus alleen kiezen voor contactpersonen die gekoppeld zijn aan het gekozen bedrijf. Is het een contactmoment met een persoon zonder bedrijf, kies dan onder ‘Relatie’ voor deze persoon en laat “Bedrijf” leeg. In dit geval kiezen we voor het bedrijf ‘Clientbox BV’ en ‘Joris Spitholt’ als contactpersoon.

Contactmoment registreren

Onder ‘Contactregistratie’ kun je kiezen op welke manier je contact hebt gehad met de geselecteerde relatie. Je kunt hierbij kiezen voor zeven verschillende opties:

  • Telefoon
  • E-mail
  • SMS
  • Skype
  • Facebook Messenger
  • WhatsApp
  • Telegram

Kies via de dropdown de gewenste contactmethode. Heb je een relatie persoonlijk (fysiek in een afspraak) gesproken? Dan is het beter om een gespreksverslag toe te voegen! In dit geval kiezen we voor ‘Telefoon’.

Type contact selecteren

Afhankelijk van wanneer je contactmoment heeft plaatsgevonden kun je nog een andere datum en/of tijd aangeven. Vervolgens kunnen we in het vak ‘Omschrijving’ het contactmoment beschrijven. Ook is het mogelijk om gesprekken via de bovengenoemde kanalen te kopiëren en te plakken in dit vak. (De originele opmaak kan afwijken). Selecteer hiervoor de tekst en klik op het icoon om de formatting te verwijderen, dit zorgt ervoor dat er platte tekst zonder opmaak wordt weergegeven.

Formatting verwijderen contactmoment

Onder ‘Overige gegevens’ kun je het contactmoment koppelen aan een offerte, factuur of inkoopfactuur. In dit geval kiezen we voor een offerte en kiezen we een proef offerte. Het voordeel van deze koppeling is dat je het contactmoment vervolgens ook terug kunt vinden op deze offerte.

Koppelen van contactmoment aan een offerte

Als laatste kun je een actie toewijzen aan dit contactmoment. Moet er iemand teruggebeld worden, of moet er op andere wijze actie worden ondernomen? Klik dan op de dropdown en klik op ‘Ja’, vervolgens worden de velden onder ‘Actie’ getoond.

Actie toewijzen aan contactmoment

Hierbij kun je kiezen tussen twee soorten acties, namelijk ‘Telefoon’ of ‘E-mail’. Kortom, moet er n.a.v. dit contactmoment teruggebeld óf gemaild worden? Vervolgens kun je deze actie toewijzen aan een gebruiker. Deze gebruiker(s) kun je instellen in de HRM-module, je kunt hier namelijk alleen gebruikers met een gebruikersaccount toewijzen. In dit geval kiezen we voor ‘Telefoon’ en kiezen we als gebruiker ‘Joris Spitholt’.

Actie toewijzen aan een gebruiker

Heeft de actie een deadline? Stel deze dan in onder ‘Deadline’. Kies hierbij een datum en geef vervolgens een prioriteit mee aan de actie door de prioriteit in te stellen. Ten slotte voeg je onder ‘Omschrijving’ een toelichting met wat extra informatie. Natuurlijk kun je dit vak ook leeg laten wanneer de informatie uit het contactmoment voldoende is om de actie te voltooien.

Prioriteit van een actie instellen

Als laatste klikken we op ‘Toevoegen’, nu is het contactmoment geregistreerd. Je kunt dit nu terugvinden in het overzicht met ‘Activiteiten’ op het dashboard, maar ook op het overzicht met activiteiten van de relatie waar je het contactmoment op hebt geregistreerd.

Overzicht met activiteiten

Heb je een actie toegewezen aan een gebruiker, dan krijgt de gebruiker deze als taak op zijn of haar dashboard te zien. Dit is wel afhankelijk van de instellingen van het dashboard die deze gebruiker heeft ingesteld.

Overzicht met taken

Een taak opvolgen

Zodra een gebruiker actie heeft ondernomen op een taak wil degene die de taak heeft aangemaakt (als je dit niet zelf bent) terug kunnen zien wat de status hier van is. Vanuit het overzicht met taken kun je deze opvolging geven. Ga hiervoor met je cursor over het contactmoment heen en klik op de drie puntjes aan de rechterkant, er verschijnen vervolgens een aantal mogelijkheden waartussen je kunt kiezen.

 

Een taak opvolgen

Bekijken
Hiermee verschijnt er een modal waar je de notitie kunt bekijken. Je ziet alle gegevens m.b.t. de relatie, de omschrijving van het contactmoment en de details van de ingevoerde actie.

Taak bekijken

Geen gehoor
Er verschijnt een modal die vraagt om te bevestigen dat je geen gehoor hebt gekregen. Klik op ‘Bevestigen’ en er wordt automatisch een notitie toegevoegd op de relatie die aangeeft dat je geen gehoor hebt gekregen bij het terugbellen.

Geen gehoor modal

 

Niet beschikbaar
Als je hebt gebeld maar degene die je wilde spreken niet beschikbaar was om te telefoneren kies je voor de optie ‘Niet beschikbaar’. Er opent een modal om een nieuw contactmoment te registreren, je hebt namelijk wel iemand anders gesproken waar je (als het goed is) een afspraak mee hebt gemaakt.

Niet beschikbaar

Je kunt hier aangeven met wie je hebt gesproken en eventueel een omschrijving schrijven over wat er is besproken. Vul onderaan de reden in waarom iemand niet beschikbaar was en de afspraak die vervolgens is gemaakt. Je kunt kiezen voor:

  • ‘Ik bel terug’
  • ‘Persoon belt terug’
  • ‘Ik mail persoon’
Niet beschikbaar afspraak

Voicemail
Heb je een voicemail ingesproken? Klik dan op ‘Voicemail’ en er verschijnt een modal waar je de ingesproken voicemail (of een samenvatting hiervan) kunt invoeren. Zo kun je inspreken dat diegene jou terug moet bellen, of dat je nogmaals belt na een bepaalde periode.

Voicemail modal

Succesvol
Als je de taak hebt voltooid kun je klikken op ‘Succesvol’. Er verschijnt een modal om een nieuw contactmoment te registreren, je hebt immers degene gebeld zoals in de taak omschreven. Het kan zijn dat er een nieuwe actie ontstaat vanuit dit terugbel moment, je kunt dus opnieuw een actie toevoegen.

Contactmoment succesvol

Verwijderen
Het kan ook zijn dat de taak niet meer van toepassing is, bijvoorbeeld omdat diegene zelf al heeft gebeld of omdat het afgehandeld is per e-mail. Klik daarvoor op ‘Verwijderen’ en vervolgens op ‘Bevestigen’, de taak is vervolgens komen te vervallen.

Taak verwijderen

Een voltooide taak inzien

Ongeacht de actie die hierboven is uitgevoerd, dit is altijd terug te vinden op de relatie binnen de module CRM. Binnen de relatie kan je onderaan de overzichtspagina onder ‘Activiteiten’ de opvolging van deze acties vinden. Ook kan je de ‘Activiteiten’ terugzien op het dashboard onder het tabblad ‘Activiteiten’.

Activiteiten bekijken