Clientbox
Kennisbank

Kennisbank

Dashboard

Hoe kan ik een taak aanmaken?

Van een terugbelverzoek tot een actiegerichte taakomschrijving “boodschappen doen”. Met het toevoegen van een taak kun je jezelf of één van je collega’s vragen of herinneren om een bepaalde actie (binnen een bepaalde tijd) uit te voeren. Door taken aan te maken krijgen jij en je collega’s deze bovendien te zien in het persoonlijke dashboard, waardoor je geen enkele taak kunt missen! In dit artikel leggen we je uit hoe je een taak kunt aanmaken in Clientbox.

Er twee mogelijkheden om een taak aan te maken:

  • Een taak kan voortkomen uit een contactmoment. In dit geval gaat het (bijna) altijd om een terugbel of mail verzoek. Hoe je dit doet lees je in het artikel over het registreren van een contactmoment.
  • Een taak kan ook een andere actie van jou of een collega vragen, zoals het aanmaken van een offerte, of het verwerken van een inkoopfactuur. Dit kun je doen door een taak toe te voegen vanuit het dashboard óf direct op een relatie binnen de module CRM.

In dit artikel gaan we alleen in op de situatie zoals omschreven in het tweede punt, namelijk het toevoegen van een taak vanuit het dashboard of op een specifieke relatie.

1. Een taak toevoegen vanuit je dashboard

Vanuit het dashboard kun je een actueel overzicht met de aan jou toegewezen taken vinden. Dit kun je instellen door de widget instellingen van je dashboard te wijzigen. Klik rechts bovenin op het + teken, waarbij de tekst ‘Nieuwe taak’ verschijnt.

Taak toevoegen vanuit dashboardEr verschijnt een scherm ‘Nieuwe taak’ waar je de taak kunt toevoegen. Hierbij begin je met het toewijzen van de juiste gebruiker, dit ben jij zelf of één van je collega’s. Let op: je kunt hierbij alleen kiezen voor gebruikers die toegevoegd zijn in HRM en ook daadwerkelijk een gebruikersaccount hebben. Vervolgens kiezen we een deadline en geven we een prioriteit aan de taak mee. De prioriteit is alleen voor intern gebruik.

Datum kiezen bij een taakOnder ‘Taak’ kunnen we een omschrijving van de taak invoeren. Concreet omschrijf je hier wat je zelf moet doen of wat je van je collega verwacht. In dit geval plaatsen we een tekst over het versturen van een offerte.

Onder ‘Relatie’ kunnen we kiezen aan welke relaties we deze taak willen koppelen. Je kunt hierbij zowel bedrijven als personen kiezen welke aanwezig zijn in de module CRM. Kies je voor een bedrijf, dan kun je de contactpersoon van dit bedrijf ook nog aan de taak koppelen. Bestaat een bedrijf of persoon nog niet, dan kun je deze hier ook direct toevoegen.

Relatie toewijzen aan een taakAls laatste kun je een taak toewijzen aan een eerder toegevoegde offerte, factuur of inkoopfactuur. In dit geval gaat het om een nieuwe offerte dus hoeven we dit niet te doen. Maar het kan zijn dat je een actie wilt laten uitvoeren op een bestaande offerte, zoals het aanpassen van de offerte of het beantwoorden van een vraag over deze offerte.

Taak koppelen aan een offerte of factuurTen slotte klikken we op ‘Toevoegen’, de taak is nu aangemaakt. Vervolgens is de taak terug te zien in het dashboard van de gekoppelde gebruiker. Maar de taak is ook terug te vinden op de gekoppelde relatie offerte, factuur of inkoopfactuur, afhankelijk van welke instellingen je hebt gekozen.

Taak terugvinden in het dashboard

2. Een taak toevoegen op een specifieke relatie

Het toevoegen van een taak op een specifieke relatie lijkt erg op het toevoegen van een taak vanuit je dashboard, zoals hierboven beschreven. Het enige verschil is dat het toevoegen van een taak vanuit de module CRM, op een specifieke relatie, al ingevuld is door het systeem.

Binnen de module CRM klik je op het gewenste bedrijf of persoon waaraan je een taak wilt toevoegen. Vervolgens ga je in de bovenste navigatiebalk naar het tabblad ‘Taken’. Hier kun je een overzicht vinden met de openstaande taken voor deze relatie. Klik op het + teken om een nieuwe taak toe te voegen.

Taak toevoegen op een relatie

De vervolgstappen van het toevoegen van een taak op een specifiek bedrijf of persoon zijn hetzelfde als het toevoegen van een taak vanuit je dashboard, zoals hierboven beschreven.