Clientbox
Kennisbank

Kennisbank

CRM

Hoe kan ik een persoon toevoegen?

Er zijn binnen de module CRM van Clientbox drie mogelijkheden om een persoon toe te voegen. De volgende drie mogelijkheden worden besproken:

  1. Een contactpersoon toevoegen bij het aanmaken van een bedrijf
  2. Een contactpersoon toevoegen bij een bestaand bedrijf
  3. Een persoon als particulier toevoegen

1: een contactpersoon toevoegen bij het aanmaken van een bedrijf

In dit artikel kun je lezen hoe je een bedrijf toe kunt voegen binnen de module CRM. Bij het aanmaken van een bedrijf heb je de mogelijkheid tot het toevoegen van een persoon, waarbij deze persoon automatisch gekoppeld wordt aan het bedrijf. Hiervoor kun je bij het aanmaken van een bedrijf klikken op ‘+ persoon toevoegen’.

Persoon toevoegen bij aanmaken bedrijf

Er worden een aantal extra velden getoond welke je hier kunt invullen, de volgende velden zijn verplicht:

  • Voornaam;
  • Achternaam.

Ook kun je hier de aanhef, functie, het e-mailadres en het telefoonnummer (vast en/of mobiel) van deze persoon toevoegen. Je hebt zo alle gegevens bij de hand, bovendien kun je zo alle gegevens terugvinden binnen het CRM. Na het aanmaken van het bedrijf én de persoon zien we de ingevulde gegevens terug binnen het bedrijf onder contactpersonen.

Contactpersonen binnen een bedrijf

2: een contactpersoon toevoegen bij een bestaand bedrijf

Het is ook mogelijk een persoon toe te voegen bij een bestaand bedrijf. In dat geval klik je op het bestaande bedrijf dat je ziet in het bedrijvenoverzicht. Hierna wordt het tabblad ‘Algemeen’ van het bedrijf wordt geopend. Als er nog geen personen gekoppeld zijn aan het bedrijf zie je onder ‘Contactpersonen’ de tekst staan ‘Geen gekoppelde personen gevonden’. Er zijn vervolgens twee opties om een contactpersoon toe te voegen:

  1. Een nieuwe contactpersoon aanmaken;
  2. Een contactpersoon koppelen.

a. Een nieuwe contactpersoon aanmaken

Om een nieuwe contactpersoon aan te maken klik je op het + teken, vervolgens verschijnt de tekst ‘Contactpersoon toevoegen’.

Contactpersoon toevoegen aan bedrijf

Er verschijnt een scherm waar je een contactpersoon kunt toevoegen. Vul hierbij de benodigde gegevens in, enkel een voornaam en achternaam zijn verplichte velden. Ben je bekend met de contactgegevens van deze persoon? Klik dan op ‘+ contactgegevens toevoegen’.

Contactpersoon toevoegen modal

Je kunt hier alle contactgegevens toevoegen die toebehoren bij deze persoon binnen en het bedrijf. Deze contactgegevens zijn dus gekoppeld aan de persoon binnen het bedrijf, niet aan de privé gegevens van deze persoon. Vandaar dat de dropdown met ‘Type’ niet beschikbaar is binnen deze modal.

Contactgegevens toevoegen modal uitvouwen

Klik als laatste op ‘Toevoegen’ en de contactpersoon is nu toegevoegd aan het bedrijf. Maar je kunt de persoon nu ook terugvinden in het tabblad ‘Personen’ in de module CRM.

b. Een contactpersoon koppelen

Wanneer je een persoon wilt koppelen aan een bedrijf als contactpersoon, klik dan op het koppelicoon naast het + teken. Wanneer je de muis hier naartoe beweegt komt de tekst ‘Contactpersoon koppelen’ in beeld.

Contactpersoon koppelen

Er verschijnt een scherm waarbij je een persoon kunt selecteren. Alle bestaande personen kun je hier terugvinden, indien nodig kun je de zoekfunctie gebruiken om de gewenste persoon te vinden. Vervolgens kun je de contactgegevens invoeren die bij het bedrijf en bij deze contactpersoon horen. Dit zijn dus (net als bij het aanmaken van een nieuwe contactpersoon bij een bedrijf) niet de privé gegevens, maar de zakelijke gegevens van deze persoon.

Contactpersoon koppelen modal

3: een individueel persoon toevoegen

Het is ook mogelijk om een individueel persoon toe te voegen binnen het CRM. In dat geval ga je naar het tabblad ‘Personen’ binnen de CRM-module. Hier kun je een overzicht vinden met alle personen die zijn toegevoegd, eventueel gekoppeld aan een bedrijf. Om een persoon toe te voegen klik je op het + teken, waarbij de tekst ‘Persoon toevoegen’ verschijnt.

Persoon toevoegen

Er verschijnt een scherm waar je de algemene gegevens van deze persoon kunt toevoegen. Ben je bekend met de adresgegevens van deze persoon? Dan kun je op ‘+ adresgegevens toevoegen’ klikken om deze aan deze persoon toe te voegen. Voer hier alle bekende gegevens in.

Modal persoon toevoegen

Ben je bekend met de contactgegevens van deze persoon? Klik dan op ‘+ contactgegevens toevoegen’ om deze toe te voegen aan deze persoon. Let op: wanneer een persoon niet gekoppeld is aan een bedrijf staat het type persoon altijd op ‘Privé’. Dit zijn immers de privé contactgegevens van deze persoon en niet gekoppeld aan een specifieke relatie. Deze gegevens gebruik je bijvoorbeeld als je ook of uitsluitend met particulieren werkt.

Contactgegevens modal persoon toevoegen

Ten slotte kun je de extra gegevens toevoegen, zoals dit bij een bedrijf ook kan. Kies de passende medewerker als relatiebeheerder en de gewenste taal. Vervolgens kun je labels toevoegen en bepalen of de persoon een debiteur is, door het juiste vakje aan te vinken.

Klik ten slotte op ‘Toevoegen’ en de persoon is toegevoegd binnen de module CRM. Deze persoon kun je altijd (later) koppelen aan een bedrijf.