Clientbox

In 5 stappen naar efficiënt relatiebeheer

Als ondernemer ontkom je niet aan relatiebeheer of CRM (customer relationship management). Van elke klant wil je natuurlijk weten wat de contactgegevens zijn en welke afspraken er zijn gemaakt. Maar dat is lang niet alles! Wil je weten hoe relatiebeheer in zijn werk gaat? Lees hier de 5 stappen voor efficiënt relatiebeheer.

#1 Systeem

De meeste ondernemers gebruiken CRM-software om hun relaties te beheren. Waarom software in plaats van een Excellijst of adressenboek? De software van tegenwoordig is zo slim dat het je veel tijd kan besparen. De relatiegegevens zijn voor jou altijd en overal toegankelijk, en met slimme integraties kun je de klant ook heel snel een factuur sturen. Staat je klant in het systeem, dan hoef je de klantgegevens niet meer handmatig op een factuur in te vullen. Er zijn vele aanbieders van CRM-software, de meeste pakketten kun je een aantal dagen gratis uitproberen. Het is belangrijk om te weten wat je zoekt, zoals CRM met facturatie en tijdsregistratie, dan kun je gericht het beste pakket voor jouw situatie kiezen.

Ontdek Clientbox

#2 Contactgegevens

Relatiebeheer draait om klantgegevens. Verzamel alle gegevens die je voorhanden hebt, zoals bedrijfsnaam en het adres, de contactpersonen binnen het bedrijf en hun functies en bankgegevens. Zorg ervoor dat de informatie zo compleet mogelijk is.

#3 Relatiebeheerder en teams

In het CRM-systeem kun je meestal aangeven wie de relatiebeheerder is (of accountmanager). Werk je met een team aan dezelfde relatie? Houd er dan tijdens het kiezen van het CRM-systeem ook rekening mee dat je met teams moet kunnen werken. Zorg dat alle medewerkers toegang hebben tot de benodigde klantgegevens (ook in verband met punt #4). In Clientbox kun je per gebruiker instellen wat zij wel of niet kunnen zien.

#4 Contactmomenten en afspraken

Eén van de kernpunten van CRM is het documenteren van contactmomenten en gemaakte afspraken. Heb je een bespreking gehad, dan is het CRM-systeem dé plek om notities te maken en afspraken te documenteren. Zo kun je altijd terugzien wanneer er contact is geweest en hoe dat is verlopen. En dat betekent meer inzicht voor jou, maar ook voor alle medewerkers. In Clientbox kun je bijvoorbeeld ook een terugbelverzoek aanmaken voor je collega, of een taak om iets te controleren.

#5 Voorkeuren

De ene relatie is de andere niet. De één is debiteur en de ander is crediteur, en zo zijn er nog meer verschillen die je wilt opslaan, toch? Denk aan tarieven die je inclusief of exclusief BTW hanteert, de valuta en de machtiging voor de automatische incasso. Dit heeft alles te maken met dé reden voor CRM: snellere administratie en beter inzicht. Meer hierover in bonusstap #6!

Bonus: #6 Digitale facturatie

Wil je écht tijd besparen op de administratie, dan kun je in stap #1 het beste kiezen voor een systeem waarmee je de klantgegevens gebruikt voor online facturatie. Clientbox heeft een facturatie module waarbij je een template hanteert. Vervolgens zet je de gemaakte uren of de verkochte producten in één klik op de factuur, en die verstuur je vanuit het systeem direct naar de klant.

Heb je een paar minuten?
Meld je dan gratis aan!

Wil jij het gemak van een alles-in-één CRM tool zelf ervaren? Probeer Clientbox 14 dagen helemaal gratis. Heb jij na je aanmelding vragen? We helpen je graag. Is Clientbox niet wat je zoekt? Geen probleem, even goede vrienden.

 

14 dagen gratis
Geen opzegtermijn
Geen betaalgegevens nodig