Uren registreren

Registreer uren door een relatie en/of opdracht te selecteren en geef aan welke werkzaamheden je aan het uitvoeren bent in de omschrijving. Je kunt een start- en stoptijd invullen of een totaaltijd. Je kunt ook gebruik maken van de start-stop timer waarmee je met één klik de timer start! Stop de timer als je tussendoor iets anders gaat doen en hervat de registratie door weer op start te klikken.

Je registreert je uren van 09:10 - 10.22 uur en vervolgens start je een nieuwe boeking om 10.44 uur. Je timer loopt, maar je hebt een ontbrekende boeking tussen 10.22 en 10.44 uur. Dit wordt in je overzicht van de dag ook zo weergegeven. Zo weet je altijd of je sluitend boekt en kan je de ontbrekende tijd eenvoudig invullen. Je kunt ervoor kiezen om van de ontbrekende boeking een nieuwe boeking te maken of de ontbrekende boeking aan de bovenstaande of onderstaande boeking toe te voegen. Indien deze er zijn natuurlijk.

Werk je met de start-stop timer dan kan het makkelijk zijn dat je meerdere keren op een dag werkt aan dezelfde opdracht of voor dezelfde relatie. Je hoeft dan niet steeds dezelfde gegevens in te vullen, maar maakt gebruik van de timer. Zodra je een boeking die je in de ochtend hebt gemaakt in de middag voorzet wordt hier een subboeking van gemaakt. Met een kleur voor de boeking wordt de onderlinge relatie van de boekingen aangegeven. Zo zie je in één oogopslag dat de boekingen bij elkaar horen. Je beheert de boekingen onafhankelijk van elkaar, maar wanneer je alle boekingen wilt verwijderen doe je dit door de hoofdboeking te verwijderen.

Je kunt de uren die jij en je team maken automatisch goed laten keuren, maar je kunt ze ook laten indienen. Uren kunnen door de medewerkers op ieder moment van de dag worden ingediend. De teamleiders kunnen ze vervolgens goedkeuren of afkeuren. Zodra uren worden afgekeurd worden deze getoond in het dashboard van de medewerker, en kunnen ze de uren opnieuw indienen. De teamleiders kunnen bij het afkeuren van de uren aangeven waarom de uren zijn afgekeurd. Worden de uren niet opnieuw ingediend? Dan wordt de medewerker iedere ochtend herinnerd aan het feit dat er nog afgekeurde uren in het overzicht staan.

In het prestatie dashboard zie je de capaciteit van je medewerkers en de geboekte uren in een te selecteren periode. Zo zie je direct het percentage geboekte uren t.o.v. van de capaciteit. Aansluitend lees jee per medewerker de gefactureerde, interne, afgeboekte en onverwerkte uren uit. Vervolgens klik je op een medewerker door naar dezelfde gegevens per taak en als laatste de relatie. Hiermee zie je welke medewerker de meeste omzet haalt of de minste uren gefactureerd krijgt én door welke werkzaamheden dit komt en bij welke klanten dit gebeurt.

Je bent ergens mee bezig en de telefoon gaat, het zou kunnen dat je vergeet je tijdregistratie te stoppen. Met de integratie van je VoIP telefooncentrale stopt je lopende tijdregistratie zodra je de telefoon opneemt. En start de timer een telefoongesprek met de relatie die je belt. Zodra je de telefoon neer hebt gelegd registreer je het gesprek en voeg je direct het telefoonnummer en de relatie toe. Na het voltooien van deze stap word je de vraag gesteld of je je urenregistratie wilt hervatten, of dat je iets anders wilt gaan doen. Door gebruik van deze koppeling wordt de tijdsduur van zowel inkomende en uitgaande gesprekken bijgehouden en ook een doorschakeling wordt geregistreerd op basis van de toestellen die gekoppeld zijn aan de medewerkers binnen Clientbox.