Opdrachten beheren

Wanneer je een opdracht aanmaakt is het wel handig dat je team weet wie welke opdracht op gaat pakken. Je koppelt aan een opdracht (optioneel) medewerkers. Zo komt de opdracht bij de medewerker onder "mijn opdrachten" te staan waar ze de volgorde van behandeling kunnen wijzigen door ze in volgorde te verslepen. Zodra je een medewerker koppelt kun je ook een optie selecteren om ze per mail op de hoogte stellen.

Koop jij materialen of diensten in bij anderen en belast je deze door aan je klant? Dan kun je gebruik maken van kosten op een opdracht. Iedereen die hier rechten voor heeft kan kosten boeken en hoeft alleen een leverancier en een inkoopprijs in te vullen. Werk je met marges op je producten? Dan kan meteen een verkoopprijs berekend worden en anders wordt de verkoopprijs door de teamleider op een later moment bepaald. Zo voorkom je gemaakte kosten die niet doorbelast worden, en zie je de kosten van een opdracht!

Maak een opdracht aan en stel je budget samen. Jij en je teamgenoten registreren uren op deze opdracht. Je houdt de besteding van het budget nauwkeurig in de gaten en ziet precies wie wat doet. Heb je geen budget? Dan registreer je uren en verwerk je deze op nacalculatie. Vanuit een opdracht kun je vooraf (deels) factureren en dit budget "volboeken" met uren, of achteraf een factuur maken door de uren te factureren. Ook eventueel geboekte kosten kunnen direct worden gefactureerd aan je klant.

Elke opdracht krijgt automatisch een ordernummer toegewezen. Daarnaast heeft de opdracht altijd een status, zodat je aan kunt geven of de opdracht uitgevoerd kan worden of nog niet, of misschien al is afgerond zodat deze gefactureerd kan worden. Je beheert de statussen in de instellingen helemaal zelf. Wil je deze in een bepaalde volgorde zien? Dan stel je die in de instellingen samen, zo kun je stap voor stap je flow ontwikkelen waar een opdracht doorheen moet.

Je kunt een opdracht samenvoegen met een andere opdracht, je budget, uren en kosten worden dan samengevoegd met de opdracht die je selecteert.

Of je nu met opdrachten op nacalculatie werkt of met een budget, je creëert inzicht in je besteding van uren en kosten op de opdracht per medewerker. Je ziet actuele informatie zoals geboekte uren, gefactureerde uren, onverwerkte uren, afgeboekte uren, omzet van producten, het resultaat van je opdracht en de prognose van de omzet als je opdracht nog loopt. Per medewerker zie je de uren, omschrijving en besteding van de tijd.