Clientbox

WooCommerce koppelen met CRM en facturatie

Woocommerce is een webshop plugin voor WordPress en wordt veel gebruikt door webwinkel aanbieders. Voor de klant is het beheren van de webshop hierdoor eenvoudig en overzichtelijk. Om je klantenbestand actueel en netjes te houden, met een goede financiële afhandeling, koppel je de webshop aan Clientbox.

Financiële afhandeling van bestellingen

Wanneer je gebruik maakt van WooCommerce kun je de financiële afhandeling van de bestelling via Clientbox laten verlopen. Zodra de koppeling actief is wordt iedere bestelling doorgezet. Een klant plaatst een bestelling en de gegevens worden vergeleken met je klanten in het CRM. Als een klant nog niet bestaat wordt deze automatisch toegevoegd, bestaat deze wel dan wordt de bestelling gekoppeld. Er wordt ook onderscheid gemaakt tussen particuliere en zakelijke klanten!

Vervolgens wordt er automatisch een factuur gegenereerd en verstuurd naar je klant. De status van een bestelling beheer je vanuit je overzicht en synchroniseert met WooCommerce.

Belangrijke functionaliteiten in de WooCommerce koppeling

Relaties worden aangemaakt of gekoppeld

Zodra een bestelling binnenkomt wordt er binnen Clientbox gecontroleerd of de klant al bestaat in het klantenbestand. Als dit niet zo is wordt deze aangemaakt en als deze wel bestaat wordt deze gekoppeld. Het kan ook zo zijn dat een klant als "zakelijke klant" bekend was en nu als particulier bestelt. Ook dan wordt deze als nieuwe - particuliere - klant aangemaakt. Er worden verschillende checks uitgevoerd om te voorkomen dat klanten dubbel in je klantenbestand kunnen komen.

Producten en omzetrekening koppelen en synchroniseren

De producten die je in WooCommerce hebt staan kun je koppelen aan producten in Clientbox. Wanneer je dit doet en je hebt een boekhoudkoppeling geactiveerd, kun je ook meteen je omzetgroepen koppelen. Als die flow is ingesteld wordt je factuur volledig automatisch aangemaakt, verzonden én met je boekhouding gesynchroniseerd. Zo komt de omzet meteen op de juiste post in je boekhouding terecht.

Status van je bestelling beheren

Een bestelling wordt vanuit WooCommerce gesynchroniseerd naar Clientbox. Op het moment dat een klant betaalt en je factuur is verstuurd is het proces nog niet klaar. Er moet nog iets met de bestelling gebeuren. Zodra de bestelling is verzonden, of welke andere acties er dan ook nodig zijn om de bestelling af te ronden, wijzig je de status in Clientbox of WooCommerce en wordt deze op beide plaatsen aangepast.

Btw-tarieven koppelen

Om ervoor te zorgen dat de btw percentages in WooCommerce en Clientbox de juiste zijn kunnen deze aan elkaar gekoppeld worden. Dit zorgt ervoor dat je boekhouding blijft kloppen.