Factuurherkenning software

Als je aankopen doet voor je bedrijf krijg je een inkoopfactuur. Deze moet je vervolgens weer verwerken in je administratie. Die administratie, dat komt helaas telkens weer terug! Daarom kan je de verwerking van facturen maar beter zoveel mogelijk automatiseren. Een factuurherkenning software helpt jou hierbij. Daarom stellen we je graag voor aan Clientbox, dé software die jouw inkoopfacturen automatisch kan herkennen en verwerken. Ideaal toch?!

Een vraag stellen

Facturen ontvangen

De meeste facturen ontvang je gelukkig digitaal per mail. Soms krijg je ze bij de bestelling nog op papier mee. Het is belangrijk dat je de facturen op tijd betaald. Aanmaningen en geïrriteerde telefoontjes wil je natuurlijk voorkomen. Maar de aanpak hiervoor verschilt enorm bij ondernemers.

De ene ondernemer zal gestructureerd werken en alles in mapjes opslaan. Anderen verzamelen het in één mailbox om het later bij elkaar te zoeken. Als ondernemer loop je dan echter altijd risico op het verliezen van facturen, wat weer een hoop gedoe met zich meebrengt. Gelukkig is er een manier om nooit meer facturen kwijt te raken: verzamel ze online!.Vervolgens zal onze factuurherkenning software je een hoop tijd besparen!

Facturen verwerken

Met Clientbox kan je binnen korte tijd al je inkoopfacturen verwerken! Het begint al met het verzamelen van alle inkomende facturen. Je hebt in Clientbox drie manieren om dit te doen:
● Je mailt ze naar een specifiek e-mailadres, wat alleen voor dit doeleinde wordt gebruikt;
● Je upload ze handmatig;
● Je maakt handmatig een nieuwe inkoopfactuur aan.

Vanuit je overzicht met inkoopfacturen kan je deze gaan verwerken. Hierbij wil je liever niet alle gegevens van alle facturen moeten overnemen. Op die manier moet je van alle bedrijven, maar vooral ook alle regels van de factuur, handmatig gaan overtypen. Met factuurherkenning software wordt de informatie van een factuur digitaal uitgelezen en rechtstreeks overgenomen.

Bij Clientbox is dit de functie scan & herken. De naam zegt het al, maar de software scant de factuur op alle inhoud en koppelt deze automatisch aan bepaalde velden. Deze velden worden herkend via de opmaak of bepaalde woorden op de factuur. Wanneer je de factuur wilt verwerken hoef je deze eigenlijk alleen nog te betalen, te controleren én op één knop Verwerken te klikken. Dat scheelt een hoop tijd!

Staan jouw facturen in de omgeving? Dan zie jij ook precies welke factuur nog betaald moet worden. Ook wordt de factuur gekoppeld aan de crediteur die je via de CRM module hebt toegevoegd. Zo kan je altijd makkelijk dingen terugvinden als dat nodig is. Het grote voordeel hierbij van factuurherkenning software is dat je standaardinstellingen kunt koppelen aan bepaalde crediteuren. Wanneer je bijvoorbeeld een maandelijkse factuur krijgt voor de huur van je pand, kan dit gelijk aan de juiste artikelgroep (en daarmee grootboekrekening) worden gekoppeld. Dit stel je één keer handmatig in, daarna gaat alles automatisch!