Facturen scannen en herkennen

Elke ondernemer kent de inkoopfactuur. Van je materialen en grondstoffen voor de productie tot de dagelijkse boodschappen voor de kantine. Inkoopfacturen moet je op een juiste manier verwerken in je administratie. Maar wat is nou de beste – en vooral snelste – manier om dit te doen? In dit artikel vertellen we je alles over automatisch facturen scannen en herkennen met Clientbox. Lees snel verder!

Inkoopfacturen opslaan

Als je per e-mail of misschien nog een papieren factuur ontvangt geeft het een fijn gevoel dat je deze op tijd betaald en juist in je administratie is opgeslagen. Je wil natuurlijk niet een map op kantoor hebben met papieren facturen en online ook nog een plaats waar facturen opgeslagen zijn. Het is het makkelijkste om gewoon één centrale plek te hebben. Zo houd je het meeste overzicht.
Je kan zelf aan de slag met een mappenstructuur op je computer, maar het beste is het om online je bestanden op te slaan. Dan kunnen jij en eventuele collega’s er altijd bij. Bovendien loop je nooit het risico dat je inkoopfacturen kwijt raakt. In Clientbox heb je één omgeving voor al je inkoopfacturen die je gemakkelijk kan uploaden en verwerken. Je hebt zo dus altijd inzicht in welke factuur is voldaan en welke nog betaald moet worden.

Facturen scannen en herkennen

Het hebben van één omgeving waar je facturen staan opgeslagen is niet het enige voordeel van Clientbox. Door de koppeling met Klippa kun je makkelijk facturen scannen en herkennen. De scan en herken functie maakt het mogelijk om facturen in te lezen en de benodigde informatie eruit te pikken. Velden als het factuurnummer, de datum en eventuele posten worden automatisch uitgelezen. Hierdoor hoef je facturen niet meer handmatig te verwerken. Dat scheelt weer een hoop tijd!

Als de scan en herken functie z’n werk heeft gedaan, komt de factuur in het overzicht te staan. Hier zie je welke factuur al is betaald en welke er nog openstaat. Ook wordt de inkoopfactuur toegevoegd aan de crediteur. Daardoor kan je dingen makkelijk terugzoeken in je archief!

Manieren om facturen aan te leveren

Voordat Clientbox aan de slag kan met automatisch facturen scannen en herkennen moet de factuur er terecht komen. Dat kan op twee manieren:
1. De factuur sturen naar een speciaal aangemaakt e-mailadres
2. Handmatig uploaden in Clientbox

Als je de documenten hebt geüpload wordt de factuur gelijk gelezen door de scan en herken functie. Controleer de gegevens van de leverancier en de betaling die gedaan moet worden. Als de leverancier nog niet in Clientbox staat opgeslagen heb je gelijk de benodigde informatie om de relatie aan te maken. Wil je de factuur later nog eens terugzoeken? Dan zoek je op de naam van de leverancier en je hebt de inkoopfactuur in een mum van tijd voor je.

Het verwerken van facturen door de scan en herken functie is dus op meerdere momenten in het proces tijdsbesparend. Geen gedoe met overtypen waardoor fouten kunnen ontstaan, niet meer handmatig gegevens overtypen om een klant toe te voegen en altijd snel je facturen bij de hand als je ze nodig hebt! En ook belangrijk; doordat jij alles op één plek hebt, kan je op tijd de openstaande facturen betalen en zijn je relaties ook blij om zaken met je te doen!