Je bent ZZP’er en je wilt weten hoe je een factuur moet maken of je bent op zoek naar een oplossing om digitaal te kunnen factureren? We hebben voor je op een rij gezet hoe je een factuur maakt, wat er op je factuur moet staan en hoe je digitaal kunt factureren. Je leest het hier.
Facturen maken voor ZZP’ers
Facturen maken
Wanneer je als ZZP’er werkzaamheden voor je klant hebt verricht, wil je die gewerkte uren natuurlijk graag beloond zien. Als je daarnaast producten verkoopt wil je misschien zelfs vooraf wel een deel betaald zien. In beide gevallen stuur je de klant een factuur, dat zal niets nieuws voor je zijn. Maar wist je ook dat er in Nederland wettelijke voorwaarden zijn waaraan een factuur moet voldoen. We hebben voor je op een rij gezet waar je facturen voor ZZP’ers aan moeten voldoen.
Wat moet er op een factuur staan?
Je klant vindt het wel zo fijn als je omschrijft welke producten en diensten je hebt geleverd met de bijbehorende prijzen. Daarnaast is het handig om jou rekeninggegevens te vermelden zodat je klant weet waar ze het bedrag naar over moeten maken. Om te voldoen aan de regels van de Belastingdienst moet je zorgen dat in ieder geval de volgende gegevens op je factuur staan:
Contactgegevens
Hiermee wordt bedoelt; jouw volledige naam en de volledige naam van je klant. Je vermeldt dan jouw juridische naam of de naam waarmee je ingeschreven staat bij de Kamer van Koophandel, je handelsnaam. Op de factuur moet het adres staan dat ook bij de KvK geregistreerd staat. Je vermeldt op je factuur ook het volledige adres van je klant.
KvK-nummer
Wanneer je een bedrijf start ben je verplicht om je in te schrijven in het Handselsregister van de Kamer van Koophandel (KvK). Nadat je bent ingeschreven ontvang je een KvK-nummer. Dit KvK-nummer moet op iedere factuur die je verstuurd vermeldt worden.
Btw-nummer
Dit is het nummer dat je na je inschrijving bij de KvK per post van de Belastingdienst ontvangt.
Datum van de factuur en de betalingstermijn
Op de factuur vermeldt je de datum dat je de factuur verstuurt. En de betalingstermijn, dit kan bijvoorbeeld 30 dagen zijn. Dit is ook meteen de ‘standaard’ betalingstermijn die automatisch gehanteerd wordt als je geen betalingstermijn op je factuur zou vermelden.
Uniek volgnummer
Zorg ervoor dat de nummering van je facturen opeenvolgend is. Denk aan 001, 002, 003. Je mag dan bijvoorbeeld niet van factuur 002 ineens naar factuur 005 gaan, de Belastingdienst zal je dan vragen waar factuur 003 en 004 zijn gebleven. Wat wel mag is nummeren volgens een bepaald systeem. Zoals een jaar en nummer notatie. Dus: jaar-nummer 2021-001 en dan 2022-001.
Btw-bedrag
Vermeldt altijd de omzetbelasting (btw) op je factuur. Maak je gebruik van verschillende btw percentages, vermeldt deze dan gescheiden op je factuur.
Digitaal facturen
Je kunt natuurlijk facturen maken in Excel. Dan ben je helemaal vrij in je opmaak en de berekeningen die je maakt. Maar facturatie in Excel kent ook nadelen, een foutje is namelijk snel gemaakt want het blijft handwerk. Daarom wil je digitaal factureren via een online oplossing. Online facturen maken met Clientbox is eenvoudig, snel en zo goed als foutloos. Eenmalig je briefpapier en gegevens instellen en vervolgens alleen producten en diensten selecteren en aantallen opgeven. De calculatie van het totaalbedrag én opeenvolgende factuurnummers gaat vanzelf.
De factuur wordt vervolgens automatisch in PDF gegenereerd en je verstuurt je factuur per e-mail naar je klant. In dezelfde mail kun je meteen een link meesturen zodat ze de facturen kunnen betalen met iDeal!
Zelf online facturen versturen?
Het online versturen van facturen is in Clientbox super eenvoudig en het kost je € 5,00 per maand. Voordat je dat gaat betalen, kan je eerst 14 dagen helemaal gratis proberen of het voor jou werkt!
Hulp nodig of een vraag?
Wil je meer weten over factureren voor ZZP’ers en eenmanszaken of heb je een andere vraag?