Updates september
Extra filter inkoopfacturen
De inkoopfacturen die binnenkomen in jouw Clientbox account, kun je koppelen aan een productgroep, product, dienst of grootboekrekening. Zo kun je ze eenvoudig verwerken en komen ze via de koppeling met jouw boekhoudsysteem op de juiste plaats terecht. Om overzicht te houden op welke facturen nog niet juist verwerkt zijn, kun je nu je inkoopfacturen filteren op ‘niet toegewezen’. Zo kun je ze makkelijk bijwerken en de kosten op de juiste manier registreren.
Direct betalen
Er zijn leveranciers die ruime betalingsvoorwaarden hebben, dan zet je de betaalperiode op bijvoorbeeld 4 weken. Maar soms moet je eigenlijk direct je factuur voldoen. Daarom kun je nu je betaalperiode ook op 0 dagen zetten en is dit ook als relatievoorkeur in te stellen. Zo heb je altijd een actueel overzicht van jouw te betalen facturen.
Registratie verlof
Als jouw medewerker in mei een weekje vakantie aanvraagt en daarna ook zijn zomervakantie indient, wordt dit nu als twee aparte verlofregels verwerkt. Waar je voorheen één regel zag, bijvoorbeeld vakantie aanvraag 15 mei – 11 juli, worden de twee aparte vakantieweken nu apart vermeld. Dat betekent nog meer overzicht!
Gespreksverslag of contactmoment op ticket
Om al je informatie snel terug te vinden en overzichtelijk bij elkaar te houden, kun je nu een gespreksverslag of contactmoment aanmaken via een ticket. Zo wordt alle communicatie getoond op de tijdlijn van het ticket en ook op de tijdlijn van de gekoppelde opdracht als die er is. Je ziet precies wat er is besproken en met wie!
Archiveren medewerker
Als een medewerker stopt met werken voor jouw bedrijf, archiveer je deze gebruiker in Clientbox. In de HRM module is het nu mogelijk om de tickets van deze medewerker te koppelen aan een andere, actieve medewerker. Ook wordt de gearchiveerde medewerker losgekoppeld van alle opdrachten. Zo blijven alle lopende tickets op de radar!
Meer informatie in de zoekresultaten
Je kunt in Clientbox op veel manieren zoeken, het is tenslotte fijn om alles dat je zoekt -liefst snel en eenvoudig- terug te kunnen vinden. Daarom hebben we de zoekresultatenpagina uitgebreid: als je zoekt naar een factuur, wordt nu ook een referentie/onderwerp én de ingevulde factuurdatum van de facturen getoond in het resultatenoverzicht. Zo zoek je nóg effectiever.
Inkoopfacturen zoeken
Sommige bedrijven werken met een streepje in hun factuurnummer. Als jij dan in Clientbox ging zoeken naar een inkoopfactuur met het hele factuurnummer inclusief streepje, bijvoorbeeld 22-1856, dan werd het nummer niet herkend. Niet handig. Dus vanaf nu herkent Clientbox ook streepjes en kun je zoeken op het complete factuurnummer.
Gekoppelde agenda
Verlof, verzuim en feestdagen die in de Clientbox agendamodule staan, kun je nu zichtbaar maken in je gekoppelde agenda van bijvoorbeeld Outlook of Google. Eén keer invoeren dus, en klaar. Dat bespaart je tijd en voorkomt fouten in het overnemen. Daar houden we van!
Overtypen gegevens verleden tijd
Als je een factuur uploadt en er staat informatie in over een crediteur of leverancier die nog niet bekend is in Clientbox, signaleert de slimme ‘scan & herken’ functie dit. Deze gegevens worden nu tijdelijk opgeslagen. Je krijgt een melding bij de inkoopfactuur en vervolgens kun je ervoor kiezen om de gegevens te gebruiken om een nieuwe relatie aan te maken. Overtypen hoeft dus niet meer!
Offerte direct omzetten naar abonnement
Jouw klant accepteert je offerte en dat betekent dat je een nieuw abonnement mag afsluiten. Die handeling hebben we een stuk makkelijker gemaakt, doordat je nu vanuit een geaccepteerde offerte direct een nieuw abonnement kunt aanmaken, of de offerte kunt toevoegen aan een bestaand abonnement. Snel en effectief!
Gesloten opdracht terug naar in behandeling
Soms sluit je een opdracht, maar boekt een collega nog uren op een ticket dat aan deze gesloten opdracht is gekoppeld. Om te voorkomen dat die uren niet meer gefactureerd worden, hebben we een aanpassing gedaan. De status van de gesloten opdracht gaat in dit geval terug naar ‘in behandeling’, zodat alle uren geregistreerd kunnen worden.
Contactmomenten delen
In veel gevallen is het handig dat je collega op de hoogte is van wat jij hebt afgesproken met een klant. Daarvoor maak je in Clientbox een contactmoment aan en registreer je wat je hebt besproken, wanneer en met wie. Om het nog eenvoudiger te maken informatie te delen, kun je nu een rechtstreekse link naar dat contactmoment kopiëren en versturen naar je collega. Duidelijk en snel.
Reply-to aanpassen
Het is nu mogelijk om een afwijkend ‘reply-to’ e-mailadres in te stellen via de e-mailtemplates die je kunt beheren in je Clientboxprofiel. Bijvoorbeeld als een factuur verzonden wordt vanuit administratie@vollan.nl kun je als ‘reply-to’ mailadres support@vollan.nl opgeven. Zo zorg je ervoor dat reacties in de ticketmodule terecht komen en vragen van jouw klanten overzichtelijk worden geregistreerd.
Vragen?
Heb je vragen over één van deze updates of wil je graag een demo van één van deze functionaliteiten?