Clientbox

Je mist geen minuut meer na de update in de urenregistratie

Werk je voor jezelf of wordt door je werkgever verwacht dat je gedurende de dag je uren registreert? Dan komt het ongetwijfeld wel eens voor dat je met gaten in je urenregistratie zit. Van onze gebruikers kregen we dit in ieder geval meerdere keren als feedback.

Oude werking

Voorheen maakte je een boeking door een relatie en een taak te selecteren, eventueel een opdracht als je die module gebruikt, om zo je timer te starten of een volledige boeking op te slaan. Wanneer je gebruik maakte van de timer en je had een boeking opgeslagen, kon je deze boeking met de startknop op ieder moment weer voortzetten. Binnen je “hoofdboeking” ontstonden dan subboekingen, door op de hoofdboeking te klikken kon je deze bekijken.

Dat werkte prima, maar er waren wel twee problemen. Als je gedurende de dag een aantal boekingen deed zag je niet welke tijden je niet had geregistreerd. Dus stel dat je van 08:30 tot 09:27 uur een boeking registreerde en je om 09:30 uur een nieuwe boeking ging starten, bleef er een ruimte over tussen 09:27 en 09:30 uur. Dat kon je prima zien als je geen gebruik maakte van de start / stop functie én altijd op volgorde zou registreren.

Zodra je gebruik maakte van de start / stop functie werd een subboeking op de hoofdboeking geregistreerd. Kortom, als je ’s middags om 16:00 uur op je startknop zou drukken bleef de boeking onderaan je scherm staan. Een chronologisch tijdpad was niet te herleiden door het ontbreken van een logische volgorde.

Oplossing

Dat hebben we opgelost. Wanneer je nu gebruik maakt van de start / stop functie wordt een subboeking een “visuele” nieuwe boeking in je scherm. Zo zie je in onderstaand voorbeeld een boeking op Ahold en Coolblue. De eerste boekingen van relaties zijn de hoofdboekingen, de twee erna (die dezelfde kleur krijgen, zodat je weet welke boekingen bij elkaar horen) zijn subboekingen.

Ontbrekende boeking

In het scherm hieronder zie je een regel “ontbrekende boeking” deze wordt getoond op het moment dat een tijd niet aansluit. Dit kan zijn omdat je op dat moment écht even niet aan het werk was, andere werkzaamheden uitvoerde of omdat je de timer bijvoorbeeld te laat hebt gestart. Wat de reden ook is, je kunt het nu zien én je kunt de tijd meteen verwerken.

In de bovenste visual zie je drie opties verschijnen op de regel. Met “boeking toevoegen” voeg je een nieuwe boeking toe op de getoonde tijd. Met de andere twee opties voeg je de resterende tijd toe aan de boeking er boven of eronder. De boeking verdwijnt en de start- of eindtijd van de boeking boven of onder wordt uitgebreid met de tijd van de ontbrekende boeking.

Verwijderen

Een boeking zonder subboeking(en) krijgt geen kleur. Een kleur wordt pas toegevoegd wanneer je één of meerdere keren de start / stop functie gebruikt op een hoofdboeking. Het kan zijn dat je een foutje maakt en dat er een correctie moet komen op een boeking of dat deze zelfs verwijderd moet worden. Op een hoofdboeking is de functie onveranderd. Op een subboeking is de manier van verwijderen veranderd. Je ziet in onderstaand scherm dat je de subboeking kunt verwijderen met “verwijder deze boeking”. Heb je een reeks subboekingen en klopt je hoofdboeking misschien ook wel niet, dan kies je voor “verwijder hoofdboeking”. Wanneer je deze actie uitvoert, wordt de hoofdboeking en alle bijbehorende subboekingen ook verwijderd.

Registreren!

Met deze update hoef je geen minuut meer van je dag te missen en je ziet direct of je medewerkers sluitend boeken. De visuele weergave is met terugwerkende kracht ingevoerd. Je zult dus geboekte dagen van hiervoor ook op die manier in je weergave terugvinden.

Vragen?

Heb je na het lezen van dit blog, of het gebruik van de nieuwe urenregistratie nog vragen dan kun je deze mailen naar support@clientbox.nl. Heb jij een idee om de urenregistratie nog beter te maken? Laat het dan ook gerust weten! 😉