Clientbox

Online tijdregistratie

Om écht te weten waar je uren aan besteedt worden, ontkom je niet aan de registratie van die uren. En als je dan toch uren moet registreren, dan kun je het maar beter meteen goed doen toch? Clientbox biedt je de mogelijkheid om uren te registreren op je klanten en die vervolgens meteen door te facturen.

Probeer het gratis

7 voordelen van online tijdregistratie

Het registreren van werkuren heeft meerdere voordelen, we hebben er 7 voor je beschreven. Tijdregistratie levert je hoe dan ook goed inzicht op. Of je nu zzp’er of mkb’er met werknemers bent, met online tijdregistratie creëer je inzicht in de tijdsbesteding en kom je te weten waar het goed gaat beter kan.

1. Bewustwording

Even een inkomende mail lezen of sturen of even een klant bellen. Hooguit 10 minuten voor je gevoel, maar wij weten inmiddels dat dit meestel niet klopt. De tijd gaat namelijk sneller dan je denkt. Wij besteden gemiddeld ruim 60 minuten per dag aan dit soort werkzaamheden. In ons voorbeeld kom je dan uit op 300 minuten per week, dat is ruim 14.000 minuten per jaar (233 uur). Tijd die je niet kwijt kan, maar wel tot onze werkzaamheden behoren om opdrachten binnen te halen of tot een goed einde te brengen. Reken maar uit wat het je kost. Sommige activiteiten duren langer dan we denken. Met tijdregistratie wordt je je bewust van jouw tijdsbesteding (en dat van je team).

Met de telefoonkoppeling VoIPGRID worden in Clientbox de minuten van je telefoongesprekken automatisch geregistreerd. Zo vergeet je nooit hoeveel tijd je aan de telefoon zit, met welke klant en registreer jij die uren misschien wel als projectmanagement op een opdracht?

2. Projectmanagement

Wat ook bij een stukje bewustwording hoort is de tijds- budgetbewaking. In tijdregistratie software zoals Clientbox kun je opdrachten voorzien van een budget. Zo weet je altijd hoeveel tijd je al hebt besteed én hoeveel er nog over is. Zit je bijna door de uren heen? Dan kun je dit tijd aan de opdrachtgever laten weten en overleggen wat te doen. Het voorkomt discussie achteraf over de budgetoverschrijding.

3. Overuren

Dit punt is vooral voor MKB-teams van toepassing. Worden er binnen het team wel eens overuren gemaakt? Dan wil je zo exact mogelijk weten waar die tijd aan besteed wordt. Door de werknemers hun uren te laten registreren, zowel op een relatie als op een opdracht, weet je precies waar veel tijd in gaat zitten en of die overuren ook iets gaan opleveren (lees meer bij punt 4). Een ander voordeel is dat je kunt terugzoeken hoeveel uren er extra moeten worden uitbetaald of kunnen worden opgenomen als vrije dagen.

4. Minder verloren tijd

Verlaat je je bureau omdat je een afspraak hebt? Dan maak je een taak aan voor Afspraak en Reistijd. Je start te timer wanneer je weggaat, of registreert je uren achteraf. Door deze tijd ook te registreren verlies je de tijd nooit meer uit het hoog. Het is wel degelijk tijd die je zou kunnen factureren (die keuze is aan jou). Minder verloren kwartiertjes, en meer omzet.

5. Declarabele uren

Hoeveel uren worden er gemaakt, en hoeveel kunnen er daarvan worden gefactureerd aan de klant? Wie wil weten hoeveel declarabele uren er worden gemaakt, kan eigenlijk niet om tijdregistratie heen. Je weet precies waar iemand aan werkt en hoe lang er aan de opdracht gewerkt is. Door ondersteunende taken als research en klantcontact ook op die manier te registreren, weet je hoelang de complete taak heeft geduurd. En wordt er toch best wel veel tijd gestopt in het heen en weer mailen van klanten? Dan kan de telefoon pakken het advies zijn. Of worden er veel uren besteed aan research of scholing? Dan zou dat kunnen betekenen dat de werknemer wat ondersteuning nodig heeft om de taak in het vervolg sneller af te ronden, en meer declarabele uren te maken.

6. Betere inschatting

Als je uren verkoopt, kan het soms best lastig zijn om in te schatten hoeveel tijd er in een project of taak gaat zitten. Je offreert misschien 20 uur, maar maakt er 30. Een bittere pil als het aankomt op de facturatie, of je de verloren uren nou voor lief neemt of op nacalculatie doorberekent aan de klant. Meten is weten, dus als jij voortaan alle uren registreert weet jij in de toekomst een betere inschatting te maken voor de benodigde tijd om een klus te klaren.

7. Van uren naar euro’s

Door tijdregistratie in een CRM-systeem te koppelen met online facturatie, kun je je bedrijfsprocessen nog makkelijker makken. En vooral sneller. Je boekt namelijk uren op een relatie en op een opdracht. Die uren kun je vervolgens indienen en factureren.

Ervaar het zelf, jouw eerste
14 dagen zijn helemaal gratis.

Meteen antwoord op al je vragen? Plan een demo

14 dagen gratis
Geen opzegtermijn
Geen betaalgegevens nodig